Корс Автопредприятие                    На главную      На kors.aha.ru

 
 
ИНСТРУКЦИЯ К ПРОГРАММЕ

 

Назначение программы
  


1. Учет автотранспорта

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:
- отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа),
- сортировка по различным признакам,
- добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта,
- формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel,
- открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).
Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С.
При удалении автотранспорта контролируется ссылочная целостность базы данных по журналам путевых листов, расходов и доходов, а также по спискам задач и напоминаний по пробегу.

Карточка автотранспорта имеет вид:

Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную.
В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.
В поля блока 'Лицензионая карточка' вносятся сведения о виде, серии, рег.номере и номере лицензионной карточки (при наличии).
В поле 'Участок' можно выбрать участок из справочника Подразделений и участков. Такая 'привязка' позволит формировать отчетность в разрезе подразделений и участков.
В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер - 100 символов).

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

2. Учет клиентов и объектов

Список объектов открывается из меню «Режимы – Справочник объектов».

В программе принята двухуровневая организация справочника:
- на первом уровне ведется учет групп объектов;
- на втором уровне для каждой группы ведется список объектов со реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация.

Список клиентов и объектов клиентов открывается из меню «Режимы – Справочник клиентов».

В программе принята двухуровневая организация справочника:
- на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
- на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, адрес, телефоны, доп.информация.
Объект для клиента выбирается из справочника объектов (при нажатии кнопки Изменить или с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши).
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.


3. Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Справочник маршрутов».
В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся маршруты (с контролем уникальности по названию маршрута). В карточке маршрута можно заполнить реквизиты: время выезда, время возвращения, всего рабочих часов, адрес места отправления, пометки поправочных коэффициентов для расчета расхода топлива.

В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника 'Клиенты и объекты'. Объекты можно перемещать в любом направлении при установленном режиме сортировки в порядке следования. В таком порядке объекты будут расположены в путевом листе.
Для любого объекта текущего маршрута можно изменить объект, клиента и пробег.
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.

4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:


- отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
- установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
- быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),

- отбор путевых листов по статусу (все, новый, подготовлен, выдан, сдан, обработан) - статус путевого листа отображается в крайней правой колонке журнала,

- отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
- отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
- отбор путевых листов по маршруту,
- отбор по подразделению или участку,
- добавление (кнопка «Добавить»), копирование (кнопка «Копировать»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
- формирование печатной формы журнала путевых листов (кнопка «Печать») в Excel,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.


В форме путевого листа заполняются реквизиты:
- дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
- водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
- количество отработанных часов, тарифы (руб./час, руб./км – устанавливаются автоматически при выборе водителя и могут быть изменены), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифов на количество отработанных часов и пробег),
- время выезда, время и дата возвращения,
- маршрут (с автоматической подстановкой времени выезда и возвращения, поправочных коэффициентов),

- статус путевого листа (подготовлен к выдаче, выдан водителю, сдан водителем, обработан),

- пробег, клиент, наименование груза, время прибытия, время убытия, количество часов, количество ездок, дополнительные поправочные коэффициенты для каждого из объектов маршрута (данные по любому объекту можно включить в расчет или исключить из расчета суммарных показателей по маршруту выборочно или для всех объектов одновременно),

- по кнопке 'Дополнительно' вводятся другие сведения: место отправления (подставляется автоматически из карточки маршрута при его выборе), сопровождающие лица, второй водитель, норма расхода топлива при простое с включенным двигателем,

- регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона,
- показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически, но может быть изменен и не равен суммарному пробегу по объектам),
- данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).

Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Если в настройках программы выбран режим расчета - по объектам и хотя бы один объект в списке отмечен, расчет расхода топлива, пробега, времени работы производится по данным списка объектов с учетом дополнительных поправочных коэффициентов объектов. В этом случае для каждого объекта учитываются и общие коэффициенты путевого листа и коэффициенты объекта.

Дополнительные поправочные коэффициенты выбираются из соответствующего справочника. В форме списка этого справочника при позиционировании на группе коэффициентов в поле справа показывается список коэффициентов выбранной группы.

Общие поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).

Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».

Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.

Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы. Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» - «Настройка печати путевых листов». Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.
ВАЖНО: Шаблоны реквизитов группы 'Сведения об объектах' указываются в шаблонах путевых листов строго по порядку, начиная с 1, а печатаются только для помеченных строк списка объектов путевого листа. Шаблоны #Откуда1 и #МестоОтправления заполняются из поля 'Место отправления' путевого листа, шаблоны #Откуда2, #Откуда3 и т.д. заполняются наименованиями объектов из предыдущей помеченной строки списка объектов путевого листа.

При статусе путевого листа 'Подготовлен' и 'Выдан' на печать не выводятся данные, соответствующие показателям при возвращении (дата, время, остатки и расход топлива, пробег, показания спидометра, данные о зарплате).

Вид печатаемой формы (типовая или форма пользователя) определяется константой "Использовать шаблоны пользователя для печати путевых листов", устанавливаемой в меню "Сервис - Основные настройки программы".

ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание "П") при установке не изменяются.

5. Учет сотрудников (водителей)

Список сотрудников открывается из меню «Режимы» - «Справочник сотрудников».

Доступные режимы:

- добавление,
- удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
- поиск,
- сортировка,
- печать,
- выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

- фамилия, имя, отчество,
- адрес,
- телефоны,
- дата рождения,
- № удостоверения,
- срок действия удостоверения,
- категория,
- класс,
- табельный номер,
- тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км),
- должность,
- основной маршрут,
- паспортные данные,
- дата приема,
- дата увольнения,
- дополнительная информация (до 250 символов).

 

6. Учет расходов

Журнал расходов открывается из меню «Режимы» - «Журнал расходов»

Доступные режимы:

- добавление записи расхода,
- удаление записи расхода,
- изменение записи расхода,
- печать списка расходов за установленный период,
- вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
- установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или статье расхода,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.

В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.

При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
При выборе автомобиля автоматически заполняется реквизит 'Сотрудник', если за выбранным автомобилем закреплен водитель.

 

Справочник «Статьи расходов»

Вызывается из меню «Режимы» - «Справочник статей расходов» и используется для заполнения записей расходов.

Доступные режимы:

- добавление группы расходов,
- добавление статьи расходов,
- изменение названия группы и статьи расходов,
- удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
- удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

 

7. Учет доходов

Учет доходов ведется аналогично учету расходов с такими же возможностями отбора, сортировки, расшифровки и пр. Используются пункты меню «Режимы» - «Журнал доходов», «Режимы» - «Справочник статей доходов».

 

8. Учет подразделений и участков

Вызывается из меню «Режимы» - 'Справочник подразделений и участков'.


Доступные режимы:

- добавление подразделения,
- добавление участка,
- изменение названия подразделения и участка,
- удаление участка (с контролем ссылок в карточках автотранспорта),
- удаление подразделения (только после удаления всех участков выбранного подразделения),
- печать – вывод списка подразделений и участков расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перемещение участка в другое подразделение (контекстное меню по правой кнопке мыши).

 

9. Ведение списка задач

Список задач вызывается из меню «Режимы - Задачи».

Доступные режимы:

- добавление задачи,
- удаление задачи,
- изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка задач за установленный период,
- установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
- автоматическое создание задач по срокам замены водительских удостоверений (пункт меню 'Сервис', в справочнике 'Типы задач и напоминаний' должна быть статья 'Замена удостоверений водителей'),
- поиск по тексту задач,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или типу задач,
- отбор по клиенту,
- отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
- отбор завершенных и незавершенных задач,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

 10. Учет напоминаний по пробегу

Список напоминаний по пробегу вызывается из меню «Режимы - Напоминания по пробегу».

Доступные режимы:

- добавление напоминания,
- удаление напоминания,
- изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка напоминаний,
- поиск по тексту напоминания,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по группе или типу напоминания,
- отбор наступивших и будущих событий.

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

 

Справочник «Типы задач и напоминаний»

Вызывается из меню «Режимы» - «Справочник типов задач и напоминаний» и используется для заполнения записей задач и напоминаний по пробегу.

Доступные режимы:

- добавление группы задач (напоминаний),
- добавление типа задачи (напоминания),
- изменение названия группы и типа,
- удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
- удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

 11. Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

- вид топлива,
- вид транспорта,
- автомобиль,
- сотрудник (водитель),
- подразделение,
- участок,
- маршрут (в отчете по пробегу),
- объект (в отчете по пробегу),
- группа расходов/доходов,
- статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

- за период в целом,
- по видам транспорта,
- по автомобилям,
- по путевым листам,
- по сотрудникам (водителям),
- по подразделениям,
- по участкам,
- по маршрутам (в отчете по пробегу),
- по объектам (в отчете по пробегу),
- по группам / статьям расходов и доходов,
- по периодам (год, квартал, месяц).

 

Анализируемые параметры для отчетов:

  • Ведомость учета топлива:
    • Получено, л
    • Расход топлива фактический, л
    • Сдано, л
    • Расход по норме, л
    • Экономия, л
    • Перерасход, л
  • Остатки топлива:
    • Остаток, л
  • Пробег автотранспорта:
    • Пробег, км
  • Отчет о работе автотранспорта и среднем расходе топлива:
    • Пробег, км
    • Длительность простоя с включенным двигателем, час
    • Длительность работы отопителя, час
    • Объем транспортной работы, т*км
    • Пробег с грузом, км
    • Количество ездок с грузом за смену
    • Длительность работы специального оборудования, час
    • Длительность работы битумного насоса, час
    • Длительность работы гудронатора, час
    • Длительность работы подогревателя цистерны, час
    • Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
    • Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
    • Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
    • Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
    • Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
    • Расход топлива, л
    • Средний расход топлива, л/100км
  • Отчет об отработанном времени и заработной плате водителей:
    • Пробег, км
    • Отработано часов
    • Заработная плата, руб.
  • Отчет о нормативном расходе масел и смазок:
    • Расход топлива фактический, л
    • Расход моторного масла, л
    • Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
    • Расход специальных масел и жидкостей, л
    • Расход пластических смазок, кг
  • Сводная ведомость по учету горючего:
    • Получено топлива, л
    • Расход топлива фактический, л
    • Начальный остаток, л
    • Конечный остаток, л
    • Расход по норме, л
    • Пробег,
    • Часов работы спец.оборудования,
    • Показания спидометра на начало и конец периода,
  • Отчеты о доходах, расходах и прибыли:
    • Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
  • Справка о наличии автотранспорта:
    • Балансовая стоимость, руб.
    • Количество автомобилей
  • Справка о списанном (выбывшем) автотранспорте:
    • Количество автомобилей
    • Дата списания

12. Сервис

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

  • Основные настройки программы:
    • Настройка цвета фона программы
    • Название организации
    • Адрес организации
    • Телефоны
    • Основной регион
    • Основной тип автомобиля
    • Дата подтверждения записи путевых листов
    • Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
    • Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
    • Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
    • Флаг установки режима автоматического подсчета фактического расхода топлива, равного нормируемому при вводе путевых листов
    • Флаг установки режима расчета пробега, нормируемого расхода топлива, времени работы по объектам путевых листов
    • Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
    • Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
    • Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
    • Флаг сохранения данных при выходе из программы.


  • Настройку печати путевых листов:
    • Названия файлов-шаблонов путевых листов - типовых и пользовательских (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
    • Наименования шаблонов реквизитов путевых листов



  • Проверку базы данных (проверка корректности ввода значений остатков топлива, пробега при выезде из гаража, возможных ошибок при расчете длительности работы)


  • Сохранение данных


  • Восстановление данных


  • Очистку базы (удаление всех путевых листов, записей расходов и доходов, задач, напоминаний по пробегу).


  • Оптимизацию базы данных (только в сетевой версии). Оптимизацию можно производить по мере необходимости и после очистки базы (рекомендуется не реже одного раза в год, особенно при большом количестве удалений)


  • Редактирование нормативной базы.
  • ВАЖНО: Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. При изменении и добавлении данных в первых двух таблицах необходимо соблюдать правила ввода типа транспорта (см. сообщения по кнопке Помощь после выбора таблицы). Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.

  • Импорт базы данных.
    • Этот режим предназначен для импорта данных из прежних версий программы (в случае установки новой версии в другой каталог).


  • Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
    • Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».


  • Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.
    • Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: "Бухгалтерский учет" (редакция 4.5), "Комплексная конфигурация" (редакция 4.5), "Упрощенная система налогообложения" (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С "Основные средства" вида "Транспортные средства" с контролем уникальности по инвентарному номеру.


  • Расчет кредита (только в сетевой версии).

13. Просмотр нормативной базы

    Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

14. Просмотр справочной информации

    Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

    - Примеры расчета расхода топлива,
    - Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
    - Нормы эксплуатационного пробега шин,
    - Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

15. Работа с календарем

    для быстрого выбора месяца кликните по названию месяца

    для быстрого выбора года кликните по году

 

  

16. Выбор периода в журналах и отчетах

- при выборе периодичности – год, квартал, месяц, день - первоначально устанавливается период, соответствующий системной дате компьютера (текущий год, текущий квартал, текущий месяц или текущая дата),
- при смене периода кнопками «<» и «>» устанавливается предыдущий/следующий период относительно начальной даты.

  

17. Работа со страницами в журналах документов

- в формах журналов путевых листов, расходов, доходов, задач отображение информации осуществляется страницами,
- кнопками в правом нижнем углу формы осуществляется переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице журнала,
- аналогичные действия можно осуществлять клавишами клавиатуры Home, End, PageDown, PageUp соответственно, выделив предварительно любую строку в форме списка журнала.

  

18. Требования к системе

1. Операционная система - Windows 98/2000/2003/XP.
2. Разрешение экрана - 800*600 и выше.
3. Microsoft Excel для печати отчетов.

  

19. Технические особенности

1. Формат базы данных - файлы Access (наличие установленной программы Microsoft Access не требуется).
2. Цветовое выделение полей, по которым установлен отбор в журналах и отчетах.
3. Цветовое выделение найденных фрагментов при поиске в справочной информации.
4. Автоматическое форматирование по ширине страницы при всех режимах печати.
5. Показ всех установленных фильтров (отборов) при печати реестров, документов, отчетов и диаграмм.
6. Страничная организация вывода больших объемов информации.
7. Автоматическая реорганизация базы данных при обновлении программы.

  

20. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере


Для работы локальной версии программы с несколькими базами данных:

1. Скопируйте установленную папку программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\KorsTra")
или установите программу с помощью файла инсталляции в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера.
В случае установки из файла инсталляции при первом запуске введите полученный от разработчика пароль.
Для начала работы с пустой базой данных удалите в новом каталоге файл Transport.dat, если новый каталог создан путем копирования
(желательно копировать все файлы исходной базы, кроме файла базы данных Transport.dat).
БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ ПРИ УДАЛЕНИИ из нового каталога файла базы данных Transport.dat, убедитесь, что удаление происходит из нового каталога.
Можно файл базы данных Transport.dat не удалять, а выполнить (при необходимости) очистку новой базы данных от документов из меню 'Сервис - Очистка базы'.
В этом случае в новой базе данных сохранятся все справочники из исходной базы.
Рекомендуется перед копированием выполнить сохранение данных исходной базы из меню 'Сервис - Сохранение данных'.
2. Для вывода ярлыка запуска новой базы на рабочий стол правой кнопкой мыши
отправьте файл "korstra.exe" из созданного каталога на рабочий стол (создать ярлык).
3. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации.
4. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-3.


Для работы сетевой версии программы с несколькими базами данных:

1. Скопируйте каталог зарегистрированной программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\KorsTra")
в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера или в локальной сети.
Для начала работы с пустой базой данных удалите в новом каталоге файл Transport.dat, если новый каталог создан путем копирования
(можно копировать все файлы исходной базы, кроме файла базы данных Transport.dat).
БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ ПРИ УДАЛЕНИИ из нового каталога файла базы данных Transport.dat, убедитесь, что удаление происходит из нового каталога.
Можно файл базы данных Transport.dat не удалять, а выполнить (при необходимости) очистку новой базы данных от документов из меню 'Сервис - Очистка базы'.
В этом случае в новой базе данных сохранятся список пользователей и все справочники из исходной базы.
Рекомендуется перед копированием выполнить сохранение данных исходной базы из меню 'Сервис - Сохранение данных'.
2. Если файл базы данных Transport.dat в новом каталоге был удален - запустите файл korstra.exe из нового каталога и в форме выбора информационной базы нажмите 'Отмена'. Файл базы данных будет создан автоматически.
3. Запустите файл korstra.exe из локального каталога (по умолчанию "C:\KorsSoft\KorsTra") или с помощью ярлыка, созданного при инсталляции программы.
В форме списка информационных баз нажмите кнопку 'Добавить', выберите файл Transport.dat из нового каталога и задайте имя базы данных для идентификации ее в списке информационных баз.
4. Выберите имя пользователя и войдите в программу. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации.
5. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-4.

  

21. Ограничения демонстрационного режима работы программы

В демонстрационном режиме работы (незарегистрированной программе) доступны все функции.
Ограничения налагаются только на размер базы данных: не более 20 путевых листов, записей доходов, расходов и задач.

  

22. Порядок регистрации

ВАЖНО: Обязательно сохраните письмо с паролем, полученное от разработчика ! Оно может понадобиться для восстановления пароля.

  

23. Порядок обновления версий

1. Обновления устанавливаются в каталог с предыдущей версией программы.
2. Перед началом установки новой версии все работающие экземпляры программы должны быть закрыты.
3. При первом запуске новой версии происходит автоматическая реорганизация базы данных.
4. Для работы СЕТЕВОЙ программы обновление должно быть установлено во все необходимые каталоги из списка информационных баз.
После установки новой версии ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРВЫЙ ЗАПУСК производить с помощью файла korstra.exe из каждого каталога с установленным обновлением !

з

  24. Особенности сетевой версии

1. Особенности однопользовательской версии.

   Программа доступна по сети любому количеству пользователей, но единовременно в программе может работать только один пользователь - не Администратор с правами записи или чтения.
Администратор может работать в однопользовательской версии программы одновременно с основным пользователем с правами чтения.
Если Администратор первым запустил однопользовательскую версию программы - доступ другим пользователям запрещается до момента выхода Администратора из программы.

2. Ведение списка информационных баз.

    
    При добавлении в список новой информационной базы проверяется уникальность имени и пути к каталогу базы данных.
    Во всех информационных базах должны быть предварительно установлены одинаковые версии программы !
    Имя пользователя, под которым осуществлен вход в программу, отображается в окне 'Помощь - О программе'.

3. Ведение списка пользователей.

    
    Форма списка пользователей вызывается из меню 'Сервис - Список и права пользователей'.пользователей.
    Добавлять или удалять пользователей может только пользователь с правами администратора.

ВАЖНО: Пользователь Администратор заносится в систему автоматически и не удаляется.

4. Назначение паролей и прав пользователей.

    
    Форма установки свойств пользователя (имя, пароль,права доступа) открывается нажатием кнопки 'Изменить', двойным кликом мыши или клавишей Enter на выбранной строке списка пользователей.
    Пользователю Администратор установлены полные права на все сервисные и административные функции и права только на чтение к объектам информационной базы (справочникам, документам).
    Пользователь без прав администратора может только изменить свой пароль, остальные поля формы ему недоступны для изменения.
    Пользователь с правом администратора может изменить любое поле формы любого пользователя, кроме Администратора.

    Кнопками Запись, Чтение (Разрешить, Запретить) над видом объектов базы данных можно установить режим доступа одновременно ко всем объектам соответствующего вида (справочникам, документам, сервисным режимам, отчетам). При установке режима Записи - Разрешить одновременно устанавливается режим разрешения чтения объекта. Снять режим разрешения чтения можно только после установки режима запрета записи.

    ВАЖНО ! При незаполненных полях пароля и подтверждения пароля ранее установленный пароль не изменяется !
                      Т.е. запрещено устанавливать пустой пароль, если ранее он был установлен.

5. Список активных пользователей и отключение пользователей.

    
    Форма списка активных пользователей вызывается из меню 'Сервис - Активные пользователи'.
    Отключение пользователя может выполнить только другой пользователь с правами администратора.
    Отключение пользователя следует выполнять после нештатного (аварийного) завершения программы для обеспечения возможности входа этого пользователя в программу, т.к. при аварийном завершении информация об активных пользователях остается в базе данных.
    При отключении пользователя во время его работы с базой данных имя пользователя удаляется из списка активных пользователей, но он может продолжать работать с базой данных в режиме чтения.
    ВАЖНО ! Не рекомендуется отключать пользователя во время его фактической работы с базой данных, т.к. возможна некорректная работа сервисных режимов !
Большинство сервисных функций выполняются пользователем с правами администратора при одном активном пользователе.

6. Обновление списков.

    Во всех формах списков сетевой версии программы доступен режим обновления списка, который вызывается кнопкой  .
    Установленные в списке отборы сохраняются при неизмененном наименовании значения отбора.
    Функция обновления позволяет отобразить изменения, которые произвели в объектах списка другие пользователи.

7. Блокировка объектов.

    При открытии объектов базы данных - карточки транспортного средства, путевого листа, записи дохода, расхода, маршрута - пользователем с правом записи происходит блокировка этого объекта от возможности изменения другими пользователями до момента закрытия объекта.
При этом другому пользователю с правом записи объекта при его открытии выдается сообщение об имени пользователя, заблокировавшем объект.
Возможна ситуация, когда при нештатном (аварийном) завершении программы блокировка объекта сохраняется даже при отсутствии в списке активных пользователя, заблокировавшего объект.
Блокировку может снять любой пользователь с правами администратора при открытии формы соответствующего объекта.

8. Удаление объектов.

    Удаление любого объекта в сетевой версии возможно только в монопольном режиме - при одном активном пользователе с правами записи.

9. Режим расчета платежей по кредиту.

    

    Из меню 'Сервис - Расчет кредита' можно открыть форму расчета платежей по кредиту.
    Расчет можно провести в двух вариантах: по среднедневной ставке и - по среднемесячной при отсутствии дополнительных платежей за обслуживание кредитного счета.
 

25. МИНФИН РФ: Письмо № 03-03-04/1/129 от 20/02/2006 о собственной (произвольной) форме путевого листа

Вопрос: Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.

Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?

Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?

Ответ: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, то целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Заместитель директора Департамента таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ
А.И. Иванеев