Лайтик-Автопредприятие                    На главную      На kors.aha.ru


ИНСТРУКЦИЯ К ПРОГРАММЕ

 

  Назначение программы
 

  • Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства):
    • легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны, автовышки телескопические, бурильные установки, дезинфекционные установки, кабелеукладчики, кинопередвижки, компрессоры, краны автомобильные, лаборатории на автомобилях, лебедки на шасси автомобилей, мастерские на автомобилях, погрузчики, пожарные автомобили, автомобили битумовозы, автомобили гудронаторы, автомобили самопогрузчики, автомобили топливозаправщики и маслозаправщики, автомобили цистерны, автомобили цементовозы и автобетоносмесители, строительные машины и механизмы,
  • Учет и корректировка норм расхода топлива автомобильного подвижного состава общего назначения и специальных автомобилей (нормативная база содержит показатели для более, чем 1100 типов транспортных средств), справочных нормативов по расходу смазочных материалов, значений зимних надбавок,
  • Расчет нормативного расхода топлива и смазочных материалов с учетом поправочных коэффициентов,
  • Учет списочного состава (с фотографиями) сотрудников и работы водителей,
  • Учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута),
  • Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов),
  • Учет доходов и расходов по аналитическим признакам:
    • группа расходов и доходов,
    • статья расходов и доходов,
    • вид транспорта,
    • марка автомобиля,
    • сотрудник,
  • Ведение списка задач по аналитическим признакам:
    • группа задач,
    • тип задачи,
    • вид транспорта,
    • марка автомобиля,
    • сотрудник,
    • клиент,
  • Ведение списка напоминаний по пробегу автотранспорта.
  • Формирование аналитических отчетов и диаграмм о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, среднем расходе топлива, транспортной работе и длительности работы специального оборудования,
  • Формирование аналитических отчетов и диаграмм (в т.ч. интерактивных) о доходах, расходах и прибыли.
  • Просмотр и печать дополнительной справочной информации:
    • Нормы эксплуатационного пробега шин,
    • Правила дорожного движения Российской Федерации,
    • Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации.
  • Ведение неограниченного числа баз данных на одном компьютере.

Описание программы
 
  
1. Учет автотранспорта

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:
- отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа),
- сортировка по различным признакам,
- добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта,
- формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel,
- открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).
Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С.
При удалении автотранспорта контролируется ссылочная целостность базы данных по журналам путевых листов, расходов и доходов, а также по спискам задач и напоминаний по пробегу.

Карточка автотранспорта имеет вид:

Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную.
В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.

В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер - 100 символов).

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

2. Учет клиентов и объектов

Список клиентов и объектов открывается из меню «Режимы – Клиенты и объекты».

В программе принята двухуровневая организация справочника:
- на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
- на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация.
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.

3. Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Маршруты».

В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута).
В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника "Клиенты и объекты".
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.

4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:


- отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
- установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
- быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),
- отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
- отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
- добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
- формирование реестра путевых листов (кнопка «Реестр») в Excel,
- отбор путевых листов по маршруту,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.


В форме путевого листа заполняются реквизиты:
- дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
- водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
- количество отработанных часов, тариф (руб./час – устанавливается автоматически при выборе водителя и может быть изменен), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифа на количество отработанных часов),
- маршрут,
- пробег для каждого из объектов маршрута (пробег по любому объекту можно исключить из расчета суммарного пробега по маршруту),
- регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона,
- показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически),
- данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).

Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.

Поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).

Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».

Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.

Кнокой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы. Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» - «Настройка печати путевых листов». Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.
Вид печатаемой формы (типовая или форма пользователя) определяется константой "Использовать шаблоны пользователя для печати путевых листов", устанавливаемой в меню "Сервис - Основные настройки программы".

ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание "П") при установке не изменяются.

5. Учет сотрудников (водителей)

Список сотрудников открывается из меню «Режимы - Сотрудники».

Доступные режимы:

- добавление,
- удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
- поиск,
- сортировка,
- печать,
- выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

- фамилия, имя, отчество,
- адрес,
- телефоны,
- дата рождения,
- № удостоверения,
- часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час),
- дата приема,
- дата увольнения,
- дополнительная информация (до 250 символов).

 

6. Учет расходов

Журнал расходов открывается из меню «Режимы - Журнал расходов»

Доступные режимы:

- добавление записи расхода,
- удаление записи расхода,
- изменение записи расхода,
- печать списка расходов за установленный период,
- вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
- установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или статье расхода,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.

В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.

При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.

 

Справочник «Статьи расходов»

Вызывается из меню «Режимы - Статьи расходов» и используется для заполнения записей расходов.

Доступные режимы:

- добавление группы расходов,
- добавление статьи расходов,
- изменение названия группы и статьи расходов,
- удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
- удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

 

7. Учет доходов

Учет доходов ведется аналогично учету расходов с такими же возможностями отбора, сортировки, расшифровки и пр. Используются пункты меню «Режимы - Журнал доходов», «Режимы - Статьи доходов».

8. Ведение списка задач

Список задач вызывается из меню «Режимы - Задачи».

Доступные режимы:

- добавление задачи,
- удаление задачи,
- изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка задач за установленный период,
- установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
- поиск по тексту задач,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или типу задач,
- отбор по клиенту,
- отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

 

9. Учет напоминаний по пробегу

Список напоминаний по пробегу вызывается из меню «Режимы - Напоминания по пробегу».

Доступные режимы:

- добавление напоминания,
- удаление напоминания,
- изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка напоминаний,
- поиск по тексту напоминания,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по группе или типу напоминания,
- отбор наступивших и будущих событий.

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

 

Справочник «Типы задач и напоминаний»

Вызывается из меню «Режимы - Типы задач и напоминаний» и используется для заполнения записей задач и напоминаний по пробегу.

Доступные режимы:

- добавление группы задач (напоминаний),
- добавление типа задачи (напоминания),
- изменение названия группы и типа,
- удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
- удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

 

10. Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

- вид топлива,
- вид транспорта,
- автомобиль,
- сотрудник (водитель),
- маршрут (в отчете по пробегу),
- объект (в отчете по пробегу),
- группа расходов/доходов,
- статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

- за период в целом,
- по видам транспорта,
- по автомобилям,
- по путевым листам,
- по сотрудникам(водителям),
- по маршрутам (в отчете по пробегу),
- по объектам (в отчете по пробегу),
- по группам / статьям расходов и доходов,
- по периодам (год, квартал, месяц).

 

Анализируемые параметры для отчетов:

  • Ведомость выдачи и  расхода топлива:
    • Получено, л
    • Расход топлива фактический, л
    • Сдано, л
    • Расход по норме, л
    • Экономия, л
    • Перерасход, л
  • Остатки топлива:
    • Остаток, л
  • Пробег автотранспорта:
    • Пробег, км
  • Отчет о работе автотранспорта и среднем расходе топлива:
    • Пробег, км
    • Длительность простоя с включенным двигателем, час
    • Длительность работы отопителя, час
    • Объем транспортной работы, т*км
    • Пробег с грузом, км
    • Количество ездок с грузом за смену
    • Длительность работы специального оборудования, час
    • Длительность работы битумного насоса, час
    • Длительность работы гудронатора, час
    • Длительность работы подогревателя цистерны, час
    • Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
    • Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
    • Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
    • Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
    • Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
    • Расход топлива, л
    • Средний расход топлива, л/100км
  • Отчет об отработанном времени и заработной плате водителей:
    • Отработано часов
    • Заработная плата, руб.
  • Отчет о нормативном расходе масел и смазок:
    • Расход топлива фактический, л
    • Расход моторного масла, л
    • Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
    • Расход специальных масел и жидкостей, л
    • Расход пластических смазок, кг
  • Отчеты о доходах, расходах и прибыли:
    • Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
  • Справка о наличии автотранспорта:
    • Балансовая стоимость, руб.
    • Количество автомобилей
  • Справка о списанном (выбывшем) автотранспорте:
    • Количество автомобилей
    • Дата списания
    •  

11. Сервис

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

  • Основные настройки программы:
    • Тип базы данных в демо-режиме (для возможности просмотра базы данных на другом компьютере)
    • Название организации
    • Адрес организации
    • Телефоны
    • Основной регион
    • Основной тип автомобиля
    • Дата подтверждения записи путевых листов
    • Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
    • Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
    • Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
    • Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
    • Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
    • Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
    • Флаг сохранения данных при выходе из программы.


  • Настройку печати путевых листов:
    • Названия файлов-шаблонов путевых листов - типовых и пользовательских (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
    • Наименования шаблонов реквизитов путевых листов

  • Проверку путевых листов (проверка корректности ввода значений остатков топлива и пробега при выезде из гаража)


  • Сохранение данных


  • Восстановление данных. Пароль для восстановления - регистрационный номер программы.


  • Очистку базы (удаление всех путевых листов, записей расходов и доходов, задач, напоминаний по пробегу). Пароль для очистки - регистрационный номер программы.


  • Редактирование нормативной базы.

ВАЖНО: Пароль для редактирования - регистрационный номер программы. Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.

·        Импорт базы данных.

o        Этот режим предназначен для импорта данных из другой версии программы (Мини-Автопредприятие, Лайтик-Автопредприятие).

·        Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.

o        Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».

·        Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.

o        Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: "Бухгалтерский учет" (редакция 4.5), "Комплексная конфигурация" (редакция 4.5), "Упрощенная система налогообложения" (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С "Основные средства" вида "Транспортные средства" с контролем уникальности по инвентарному номеру.

12. Просмотр нормативной базы

Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню "Режимы" и пункты «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

 

13. Просмотр справочной информации

Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

- Примеры расчета расхода топлива,
- Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
- Нормы эксплуатационного пробега шин,
- Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

 

  

14. Работа с календарем

для быстрого выбора месяца кликните по названию месяца

для быстрого выбора года кликните по году

15. Выбор периода в журналах и отчетах

- при выборе периодичности – год, квартал, месяц, день - первоначально устанавливается период, соответствующий системной дате компьютера (текущий год, текущий квартал, текущий месяц или текущая дата),
- при смене периода кнопками «<» и «>» устанавливается предыдущий/следующий период относительно начальной даты.

  

16. Требования к системе

1. Операционная система - Windows 98/2000/2003/XP.
2. Разрешение экрана - 800*600 и выше.
3. Microsoft Excel для печати отчетов.

  

17. Технические особенности

1. Формат базы данных - файлы Access (наличие установленной программы Microsoft Access не требуется).
2. Цветовое выделение полей, по которым установлен отбор в журналах и отчетах.
3. Цветовое выделение найденных фрагментов при поиске в справочной информации.
4. Автоматическое форматирование по ширине страницы при всех режимах печати.
5. Показ всех установленных фильтров (отборов) при печати реестров, документов, отчетов и диаграмм.
6. Страничная организация вывода больших объемов информации.
7. Автоматическая реорганизация базы данных при обновлении программы.

  

18. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере

Для работы с несколькими базами данных:
1. Скопируйте установленную папку программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\LiteTra")
в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера.
2. Для вывода ярлыка запуска новой базы на рабочий стол правой кнопкой мыши
отправьте файл "littra.exe" из созданного каталога на рабочий стол (создать ярлык).
3. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации.
4. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-3.