Лайтик-Отель
программа для гостиничного бизнеса

  На главную


Инструкция пользователя

 

Введение

Основной режим работы

Операции с номерным фондом

Справочник номеров

Справочник состояний номеров

Другие программы

Корс Отель

 

 

Регламентирующие документы

Основной деятельностью гостиницы является оказание услуг. Формы первичного учета (с краткими указаниями по их применению и заполнению) утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.12.93 г. N 121. Данные формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности. Указано, что они должны применяться без каких-либо изменений и дополнений.

Перечень форм документов строгой отчетности.

Форма

Описание


Анкета

Форма № 1-Г

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух. После проверки личные документы возвращаются владельцам. Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
 


Журнал регистрации иностранных граждан

Форма № 2-Г

Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.


Счет

Формы № 3-Г, 3-ГМ

Заполняется при оформлении оплаты брони, проживания, а также дополнительных платных услуг при отсутствии специальных талонов. Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается проживающему, второй вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке. При автоматизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы N 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г. Счета являются бланками строгой отчетности.
 


Карта гостя

Форма № 4-Г

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание на предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице. На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.
 


Кассовый отчет

Форма № 5-Г

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами N 3-Г, 3-Гм.
 


Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету

Форма № 7-Г

Ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.


Квитанция на возврат денег

Форма № 8-Г

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Выписывается работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф.N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме N 8-Г с подписью в форме N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.
 


Акт о порче имущества гостиницы

Форма № 9-Г

Составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.


Заявка на бронирование мест

Форма № 10-Г

Заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале "П" по установленной форме, содержащей следующие реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • наименование предприятия (организации);
  • дата представления заявки;
  • дата заезда, выезда;
  • гостиница;
  • количество мест;
  • подпись лица, принявшего заявку.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И" по форме, содержащей следующие реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • фамилия, имя, отчество;
  • место жительства;
  • вид заявки;
  • дата заявки;
  • дата заезда;
  • гостиница; подпись лица, принявшего заявку.
     


Квитанция "Автостоянка"

Форма № 11-Г

Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй - выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.


Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг

Форма № 12-Г

Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего). Составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй - плательщику. Является бланком строгой отчетности.
 


Прочие документы

Прочие применяемые первичные документы в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа (формы),
  • код формы,
  • дату составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции,
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
  • личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Информация из первичных и сводных документов переносится в регистры бухгалтерского учета, которые предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации.

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Порядок ведения бухгалтерского учета определен Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (утв. приказом Минфина СССР от 1.11.91 г. N 56) (с изменениями от 28.12.94 г., 28.07.95г., 27.03.96 г., 17.02.97 г.), в соответствии с которой затраты по оказанию услуг отражаются на счете 20 "Основное производство". По дебету счета 20 отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с оказанием услуг, а также расходы вспомогательных производств, косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства. Прямые расходы, связанные непосредственно с оказанием услуг, списываются на счет 20 "Основное производство" с кредита счетов учета производственных запасов, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Расходы вспомогательных производств списываются на счет 20 с кредита счета 23 "Вспомогательные производства". Косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, списываются на счет 20 со счетов 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы". По кредиту счета 20 отражаются суммы фактической себестоимости услуг. Эти суммы могут списываться со счета 20 в дебет счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)". Аналитический учет по счету 20 ведется по видам затрат и видам услуг. Результаты от реализации продукции (товаров, работ, услуг) списываются ежемесячно со счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" на счет 80 "Прибыли и убытки".
 

 

Желаем вам успешной работы!