Программы Мини-Зарплата, Лайтик-Зарплата и Оптим-Зарплата
Инструкция пользователя
Программы Мини-Зарплата, Лайтик-Зарплата и
Оптим-Зарплата - простые и удобные
программы для расчета зарплаты
- Простой и удобный расчет заработной платы
- Расчет НДФЛ (налог на доходы
физических лиц)
- Учет стандартных налоговых вычетов на детей
- Учет авансов, больничных листов
- Расчет страховых взносов
- Просмотр итоговых данных по любому из взносов, налогов, вычетов
- Формирование
отчетности для сдачи в ФНС и СФР (в программе Оптим-Зарплата)
- Расчет зарплаты для различных режимов налогообложения, в
том числе для фирм, включенных в реестр МСП
- Печать расчетной ведомости
на выдачу зарплаты
- Обновление через Интернет справочника со ставками страховых взносов,
предельных базовых величин, тарифов и т.п.
- Режим импорта из предыдущих
версий
Отличия программ:
- Мини-Зарплата - бесплатная программа, не более 2 сотрудников
- Лайтик-Зарплата - платная программа, без ограничений
по количеству сотрудников, без отчетности для ФНС и СФР
- Оптим-Зарплата - платная программа, без ограничений
по количеству сотрудников, с отчетностью для ФНС и СФР
Важно! С 1 января 2023 года полностью изменены правила расчета
зарплаты. В данной инструкции отражены правила расчета зарплаты, действующие
начиная с 2023 года. Для расчетов зарплаты до 2023 года используйте версию
программы 7.2.
Важно! Программа предназначена для расчета
зарплаты в стандартных случаях и не охватывает некоторые аспекты. До покупки
обязательно ознакомьтесь с разделом Основные правила расчета зарплаты
(ниже), а также скачайте и попробуйте интересующую Вас программу.
Основные правила:
- Для каждой зарплаты рассчитывают:
- НДФЛ (налог на доходы физических лиц)
- страховые взносы
- взносы страхования от несчастных случаев (рассчитываются отдельно)
- НДФЛ:
- рассчитывается для каждой выплаты сотруднику (как правило, 2
раза в месяц)
- вычитается из зарплаты сотрудника (сотрудник получит сумму за
вычетом НДФЛ)
- Страховые взносы:
- не влияют на зарплату сотрудника
- рассчитываются 1 раз на основании общей суммы начислений сотрудника
за месяц
Стандартные вычеты на детей:
- Вычеты уменьшают величину дохода, облагаемую НДФЛ
- Вычеты на детей предоставляют до тех пор, пока доход сотрудника
с начала года не превысит 350 000 рублей.
- Начиная с месяца, когда доход работника превысит указанную величину,
детские вычеты не предоставляются
- Неиспользованные в текущем месяце вычеты (например, зарплата меньше
предоставленного вычета) переносятся на другие месяца в рамках года
- В программе, положенные в текущем месяце вычеты распределяются сначала
для 1-ой части зарплаты (аванса), остаток - для 2-ой части.
- Несмотря на то, что выплата 2-й части зарплаты может производиться
в следующем месяце, вычеты за следующий месяц (в программе) не начисляются
- Если сотрудник был принят на работу в текущем году, то для целей
расчета границы предоставления детских вычетов (350 тыс.руб.) следует
учитывать сумму доходов сотрудника на другом месте работы в текущем
году (это значение задается в карточке сотрудника)
Страховые взносы для стандартных фирм:
- Страховыми взносами облагаются все выплаты сотруднику, за исключением
пособий (например, больничных)
- Ставка взносов 30.0%, пока общая сумма заработка с начала года не
превысит базу
- Ставка взносов 15.1%, после превышения базы
- Значение базы меняется каждый год (1 917 000 руб. в 2023 г.)
- Ставки взносов тоже могут меняться
Важно! Программа предназначена для расчета
зарплаты в стандартных случаях и не охватывает некоторые аспекты:
- Допускается только 1 вид стандартных вычетов - вычеты на детей,
сумма вычетов рассчитывается автоматически и не может корректироваться
- В программе нет расчета отпускных, декретных, учета
иностранцев и др.
Для формирования документов Excel
(формы, реестры, ведомости) на вашем компьютере должен быть установлен "полноценный"
Excel с поддержкой OLE (НЕ ПОДХОДЯТ: Excel 2010 Starter Edition, Excel 365 "облачный"
и др. В этом случае форма может быть открыта программой,
но не заполнена нужными данными). Для проверки совместимости нажмите Проверка
Excel на последней закладке программы.
Режим предназначен для определения реквизитов
Вашей фирмы. Указанные Вами поля будут использоваться как для правильного
расчета налогов, так и для автоматического заполнения соответствующих полей
в отчетах. Обратите внимание на заполнение поля "Тип налогов".
Каждое значение соответствует одной из возможных шкал налогов:
Стандартная фирма - общая система бухучета;
Малый бизнес 15% (реестр МСП) -
действует с 1 апреля 2020 года для малых и средних фирм, включенных в реестр МСП (Федеральный
закон от 01.04.2020 № 102-ФЗ):
- льготные тарифы составляют 15%
- льготные тарифы применяются к той части зарплаты, которая по
итогам месяца превысила МРОТ (16 242 руб. в 2023 г.)
- проверить фирму на принадлежность к МСП можно здесь: https://rmsp.nalog.ru/search.html?mode=inn-list
Для просмотра выбранной шкалы ставок нажмите
кнопку "Посмотреть ставки".
Окно с тарифами для стандартных фирм:
Окно с тарифами для малых фирм (включенных в реестр МСП), имеющих льготу
по взносам:
При смене расчетного года может оказаться, что в вашей программе нет
ставок на выбранный год. В этом случае необходимо перейти на закладку Инфо
и нажать Обновить расч.ставки.
Режим предназначен для ведения сотрудников
Вашей фирмы. Указанные Вами поля будут использоваться как для правильного
расчета налогов, так и для автоматического заполнения соответствующих полей
в отчетах.
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
- Зарплата (всего) - используется
"по умолчанию" при создании зарплаты за очередной месяц, при этом
ее можно изменять непосредственно в расчете
- З/п 1 (аванс) - первая часть зарплаты (аванс); вторая
часть зарплаты рассчитывается автоматически
- Дата приема на работу - от
нее зависит, попадет ли сотрудник в расчет зарплаты в конкретном месяце
- Дата увольнения -
от нее зависит, попадет этот сотрудник в расчет зарплаты
- Количество детей - поле влияет
на расчет вычетов, уменьшающих базу при расчете НДФЛ. Если в течение года
количество детей меняется, то указанную величину можно изменить здесь (непосредственно
перед расчетом зарплаты). Кроме того, в каждом расчете зарплаты (для каждого
месяца) данные поля можно изменять. Замечание: в некоторых случаях, например,
для одиноких родителей, в поле "Количество детей" нужно ввести
удвоенное значение
- Совместитель - поставить галочку, если сотрудник является совместителем; у совместителей
не учитываются стандартные вычеты на детей
При удалении сотрудника помните, что будут удалены
все расчеты зарплаты по этому сотруднику.
Как правильно указывать информацию о детях:
- Вычет предоставляется на каждого ребенка, если ему до 18 лет или
он учащийся на очной форме и ему до 24 лет
- Поля 1-ый, 2-ой ребенок: укажите 1, если у сотрудника есть
первый/второй ребенок и на него положен вычет, в противном случае укажите
0
- Поле Детей, начиная с 3-го: укажите скольким из них положен
вычет
- Поле Детей-инвалидов: укажите сколько детей-инвалидов из
всех детей, которым положен вычет (им должно быть или до 18 лет или
до 24 лет на очной форме и при наличии I или II группы)
- В случае единственного родителя (опекуна, попечителя) необходимо
ввести удвоенные значения в каждое из полей
- Указанные данные о детях будут предлагаться для каждого нового расчета
зарплаты; в самом расчете данные о детях можно изменить
- Пример: первому ребенку 25 лет, второму - 15, в поле "1-ый
реб." укажите 0, в поле "2-ой реб." - 1
Режим предназначен для расчета заработной
платы и налогов за месяц. Для просмотра или формирования зарплаты необходимо
выбрать месяц и год. При этом будет отображен существующий в системе расчет
по зарплате. Если зарплата ранее
не существовала, то поле с расчетными данными будет пустым. Для создания
новой зарплаты необходимо нажать кнопку Создать - зарплата будет рассчитана и выведена в текущем окне и Вы
получите сообщение о том, что этот расчет новый и его необходимо сохранить.
Перед сохранением в расчет можно внести изменения, например, изменить сумму
начисленных выплат, скорректировать данные о детях. Если Вы изменили ранее существующий
расчет, то его также необходимо сохранить с помощью кнопки Сохранить.
Ниже приведены описания некоторых полей:
- Зарплата - основной показатель
для расчета зарплаты и налогов; поле можно изменять
- З/п 1 - первая часть зарплаты (аванс); поле можно изменять
- З/п 2 - вторая часть зарплаты; поле можно изменять
- Больничные - увеличивают общую сумму дохода сотрудника и облагаются
НДФЛ, но не влияют на расчет страховых взносов. Автоматический расчет больничных
не производится и вводится пользователем вручную
- На руки -
сумма, которую реально получает сотрудник (за вычетом НДФЛ), рассчитывается как Зарплата
+ Больничные - НДФЛ - Аванс
В правой части экрана представлен расчет для выбранного сотрудника:
- Здесь можно изменять поля с зарплатой и больничными, при этом автоматически
перерассчитываются налоги
- Помните, что зарплата состоит из двух равнозначных (с точки
зрения расчета НДФЛ) частей: 1-й части зарплаты (аванса) и 2-й части
зарплаты
- В программе, положенные в текущем месяце вычеты распределяются сначала
для 1-ой части зарплаты (аванса), остаток - для 2-ой части
- Несмотря на то, что выплата 2-й части зарплаты может производиться
в следующем месяце, вычеты за следующий месяц в текущем месяце не предоставляются
(этот алгоритм заложен в программе и позволяет избежать случаев предоставления
вычетов, которых может и не быть)
- Страховые взносы рассчитываются с общей суммы зарплаты
- Для получения полной информации о расчете выбранного сотрудника
нажмите Подробнее
В режиме Справка о расчете выводится полная информация
о расчете сотрудника:
- Начислено с начала года, включая тек.месяц - сумма всех начислений,
включая доходы на предыдущем месте работы (если сотрудник был принят в текущем
году и получал зарплату на предыдущей работе). Если этот показатель
превысит 350 тыс.рублей (в 2023 году), то "детские" вычеты сотруднику
не предоставляются в этом и последующих месяцах года
- Положено вычетов за текущий месяц - сколько вычетов
положено в расчетном месяце с учетом ранее неиспользованных вычетов
в расчетном году (это может быть в случае, когда сумма зарплаты меньше
сумм положенный вычетов)
Для получения информации о полном расчете всех сотрудников за выбранный
месяц, нажмите кнопку Доп. , затем Полный расчет за
месяц.
Ниже представлен полный расчет зарплаты за месяц:
Для получения информации о НДФЛ за выбранный год, нажмите кнопку Доп. , затем Сводка
по НДФЛ за год.
Этот отчет:
- содержит обобщенные данные по НДФЛ за выбранный год
- для каждой даты получения дохода выводится информация о сумме начислений,
больничных, вычетов, ндфл
- указывается операция (аванс/зарплата)
- указывается период отчета 6-НДФЛ, в который попадает данный доход
- предназначен для проверки правильности формирования 6-НДФЛ
Важно! Начинайте
создание зарплат с первого месяца выбранного года, т.е. с января. Затем
переходите к февралю и т.д.
После изменения зарплаты необходимо пересчитать
все последующие зарплаты этого года, если они существовали. Например, если
у вас были рассчитаны зарплаты с января по октябрь, и вы изменили зарплату
за август, то необходимо пересчитать зарплаты за сентябрь и октябрь. Для
этого выберите "сентябрь", нажмите Создать, подтвердите
создание и сохраните расчет. Повторите такие же операции
для октября.
Не забывайте сохранять измененные и вновь
созданные или измененные расчеты по зарплате с помощью кнопки Сохранить.
Для формирования и печати стандартной ведомости
на получение зарплаты (унифицированная форма Т-53) воспользуйтесь кнопкой
Доп.
Что такое "Уведомление":
- это информация для налоговой о том, что вы рассчитали сумму налога/взноса
за определенный период
- указанная сумма будет в списана налоговой с вашего Единого Налогового
Счета (ЕНС) в ближайшее время после подачи уведомления
- к моменту списания, необходимая сумма должна быть на вашем ЕНС
- таким образом, уведомление содержит следующую информацию:
- сумму (исчисленного налога/взноса)
- КБК (определяет конкретный налог/взнос)
- период (за какой период рассчитан налог)
Алгоритм работы в режиме:
- в очередном месяце, после создания расчета зарплаты, работаем со
столбцом с названием этого месяца (например, колонка "май"
на рисунке)
- ячейки, в которых мы не создавали уведомлений, отображаются на белом
фоне
- если в такой ячейке отображается ненулевая сумма и наступает срок
подачи уведомления (ориентируемся на последнюю колонку Срок подачи),
то можно создавать уведомление (т.е. ячейка с числом на белом фоне информирует
о возможности создать уведомление на основе расчетной суммы)
- для создания уведомления необходимо дважды кликнуть мышкой в нужной
ячейке, после чего откроется окно создания уведомления
- работа с окном создания уведомления описана ниже
- после создания уведомления цвет фона ячейки станет зеленым
Создание уведомления:
- в верхнем правом углу окна написан месяц создания уведомления (он
может не совпадать с месяцем, за который подаются данные)
- для создания уведомления нажмите Создать уведомление (XML)
и укажите папку для сохранения файла
-
Работа существующим уведомлением:
Здесь можно отменить ранее созданное уведомление или пересоздать
его. Обратите внимание, что в этом режиме можно увидеть расхождение
между расчетной суммой и суммой в уведомлении.
Дополнительные типы уведомлений:
С помощью кнопки Настройка можно включить использование
дополнительных типов уведомлений, не связанных с расчетом зарплаты в
программе. При работе с доп.типами ячейки с созданными уведомлениями
раскрашиваются в желтый цвет.
Обратите внимание:
- Уведомления по НДФЛ подаются дважды в месяц:
- за период с 1 по 22 число
- за период с 23 число по конец месяца
- если зарплата и аванс выплачиваются в интервале с 1 по 22 число
(т.е. нет выплат после 22-го), то можно обойтись одним уведомлением
- Уведомления по страховым взносам за март, июнь, сентябрь и декабрь
не подаются (эти периоды "закрываются" отчетом РСВ)
- Нельзя подавать несколько уведомлений по одному налогу за конкретный
период (например, зарплата 1 февраля и аванс 16 февраля попадают в одно
уведомление о НДФЛ за период с 1 по 22 февраля)
- Для определения периода уведомлений по НДФЛ используется как дата
выдачи аванса, так и дата выдачи второй части зарплаты
- По поданному уведомлению вы должны перечислить Единый Налоговый
Платеж (ЕНП) на соответствующую сумму. Срок перечисления
платежа, как правило, на 2-3 дня превышает срок подачи уведомления.
Кроме того, можно заранее сформировать "запас" средств на
вашем Едином Налоговом Счету (ЕНС) , тогда после подачи уведомления
нужная сумма автоматически "зачтется"
- Срок подачи уведомлений - указывает дату, до которой
(включительно) нужно подать уведомление (если дата приходится на выходной,
то срок увеличивается соответственно; если 29 декабря приходится на
выходной, дата наоборот уменьшается)
- Срок уплаты - указывает дату, до которой
(включительно) налог должен быть перечислен на ЕНС (в случае наличия
достаточных средств на ЕНС, платеж можно не осуществлять - сумма будет
зачтена автоматически)
- Даты подачи/уплаты могут сдвигаться: если дата приходится на выходной,
то срок увеличивается соответственно; если 29 декабря приходится на
выходной, дата наоборот уменьшается
- Если в ранее сформированном уведомлении сумма расчетная не
совпадает с суммой в уведомлении, то это означает, что был произведен
перерасчет зарплаты после формирования уведомления
- Уведомление по НДФЛ за период 23-31 декабря подается 29 декабря
Коды периодов отчетности:
- НДФЛ за 1-22 число (подается в том же месяце):
- за январь - 21/01
- за февраль - 21/02
- за март - 21/03
- за апрель - 31/01
- за май - 31/02
- за июнь - 31/03
- за июль - 33/01
- за август - 33/02
- за сентябрь - 33/03
- за октябрь - 34/01
- за ноябрь - 34/02'
- за декабрь - 34/03
- НДФЛ за 23-31 число:
- за январь - 21/11, подается в феврале
- за февраль - 21/12, подается в марте
- за март - 21/13, подается в апреле
- за апрель - 31/11, подается в мае
- за май - 31/12, подается в июне
- за июнь - 31/13, подается в июле
- за июль - 33/11, подается в августе
- за август - 33/12, подается в сентябре
- за сентябрь - 33/13, подается в октябре
- за октябрь - 34/11, подается в ноябре
- за ноябрь - 34/12', подается в декабре
- за декабрь - 34/13, подается в последний рабочийдень года
- Страховые взносы:
- за январь - 21/01, подается в феврале
- за февраль - 21/02, подается в марте
- за март - не подается, сдается РСВ
- за апрель - 31/01, подается в мае
- за май - 31/02, подается в июне
- за июнь - не подается, сдается РСВ
- за июль - 33/01, подается в августе
- за август - 33/02, подается в сентябре
- за сентябрь - не подается, сдается РСВ
- за октябрь - 34/01, подается в ноябре
- за ноябрь - 34/02', подается в декабре
- за декабрь - не подается, сдается РСВ
- УСН:
- за 1 квартал - 34/01, подается в апреле
- за 2 квартал - 34/02, подается в июле
- за 3 квартал - 34/03, подается в октябре
- за год - не подается, сдается декларация
Режим предназначен для отображения одного
из выбранных показателей за каждый месяц выбранного года.
Для формирования
итогов по конкретному показателю выберите показатель и год.
Вы сможете сформировать сводку по любому из основных показателей: Зарплата,
аванс, сумма на руки, НДФЛ, страховые взносы и т.п.
В режиме подводятся итоги по каждому сотруднику,
по каждому месяцу и общую сумму показателя за текущий год.
Данный режим предназначен для программы Оптим-Зарплата (в
других программах отчетность не предусмотрена).
Как правило, отчеты формируются в формате Excel и в виде
XML-файла.
Как обновлять программу:
- Программа может обновлять справочник с расчетными ставками
через Интернет:
- режим вызывается с закладки "Инфо" - "Обновить
расч.ставки"
- требуется подключение к Интернету
- как правило, ставки обновляются в начале очередного года
- при отсутствии ставок для расчета зарплаты в конкретном году,
программа предлагает воспользоваться режимом обновления ставок
- Программа может предупреждать о необходимости обновить версию:
- такая ситуация может возникнуть после обновления расчетных ставок, в
случае, если законодательно изменился алгоритм расчета зарплаты и ваша
текущая версия не поддерживает новых правил расчета.
- Таким образом, программу нужно обновлять в двух случаях:
- если программа предупредила о необходимости обновлений
- если на странице программы (на нашем сайте www.kors-soft.ru)
появилась новая версия с важными для Вас изменениями (как правило,
это некритичные изменения, например, изменение формы отчета)
- Процесс перехода на новую версию:
- в старой версии выполните режим Архивация (последняя
закладка)
- новую версию устанавливайте в ДРУГУЮ,
ранее НЕСУЩЕСТВУЮЩУЮ ПАПКУ (как правило, так и будет предложено программой установки)
- после запуска новой версии выполните Импорт
данных (на последней
закладке)
Желаем вам успешной работы!
