Программа "Оптим-Торг"

Инструкция пользователя

• Введение
• Установка программы и лицензия
• Архивация и обновление программы
• Рекомендуемый порядок работы
• Работа со справочниками
• Справочники групп
• Справочник товаров
• Справочники фирм и контрагентов
• Работа с документами
• Складские операции
• Торговые операции
• Оформление счета
• Оплаты, выдачи и возвраты по счету
• Денежные операции
• Настройка печатных форм
• Полезные советы

Введение

Оптим-Торг (ранее - Лайт-Торг) - профессиональная программа автоматизации торговых и складских операций. Подходит как для оптовой, так и для розничной торговли. Режим счетов, складских накладных, печать торговых документов, прайс-листов, ценников, учет клиентов и поставщиков, штрих-кодирование. Разделение учета по фирмам и складам, работа со сканерами штрих-кодов, работа с онлайн-кассами Атол и многое другое.

Основные возможности:

• Учет на нескольких складах (наличие и резерв), учет по фирмам
• Складские операции: приходы, уходы, перемещения
• Торговые операции: продажи, возвраты, оплаты
• Счета: резервирование товаров, оплата и выдача по частям
• Печать счетов, накладных, счетов-фактур, ТОРГ-12 и т.п.
• Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами
• Движение денежных средств и учет расходов и доходов
• Более 40 отчетов, печать прайс-листов, ценников
• Разграничение прав и пароли пользователей
• Работа со сканерами штрих-кодов
• Работа с онлайн кассами по 54-ФЗ (требуется установка и лицензия на программу Лайтик-ККМ)
• Режим настройки печатных форм
• Многоуровневые справочники
• Встроенная CRM-система
• Многое другое...

 Установка программы и лицензия

Установка программы осуществляется посредством запуска установочного файла, скачать который можно со страницы программы (www.kors-soft.ru/optor21.htm).

Внимание! По умолчанию, Вам предлагается каталог для установки C:\KorsSoft\Optim-Torg.xxx, где xxx – номер версии. Если Вы раньше уже устанавливали программу в эту папку, то, чтобы не потерять существующие данные, измените название папки для установки. При успешном завершении установки программа создаст пункт  в разделе Главное меню | Программы, содержащий необходимые для дальнейшей работы элементы, а также ярлык для запуска программы на Рабочем столе.

Лицензия на программу платная, дается на определенный интервал времени. Началом интервала считается дата оплаты Лицензии. Предусмотрены несколько видов лицензий: на год, на 2 года, на 3 года и др.

Лицензия дает Вам право:

• оформлять документы, дата которых не превышает дату окончания Лицензии;
• бесплатно получать новые версии программы, выпущенных во время действия Лицензии;
• работать с программой неограниченное время.

При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ, появляется следующее окно:

В этом окне необходимо ввести лицензионный ключ, который высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать, Ctrl+V - вставить). После ввода программа работает без ограничений, в соответствии с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис - О программе / Лицензия.

До ввода лицензии действует ограничение - не более 30 документов (всех вместе).

Лицензия на программу - двух типов:

• стандартный вариант для работы на одном компьютере
• сетевой вариант, позволяющий работать нескольким пользователям одновременно с общей базой; компьютеры должны быть в локальной сети (количество пользователей неограниченно)

Работа с общей базой (сетевой вариант лицензии):

• установите программу на главный компьютер с опцией "устанавливать базу данных", на остальных компьютерах отключите эту опцию при установке программы
• на главном компьютере средствами Windows дайте максимальные права на работу с папкой BAZA  всем пользователям локальной сети (папка BAZA находится внутри папки с программой)
• на второстепенных компьютерах, при запуске программы, она запросит путь к базе данных, укажите путь к главному компьютеру, папке BAZA
• кроме этого, для настройки пути можно воспользоваться режимом Администратор - Настройка - Пути к базе данных

Продление лицензия

• оформите покупку лицензии со страницы программы (www.kors-soft.ru/optor21.htm)
• введите лицензионный ключ в режиме главного меню Сервис-О программе, лицензия

Работа с USB-ключом

• если Вы покупали ключ к программе Лайт-Торг, то Вы можете работать с программой без лицензии и без ограничений

Архивация и обновление программы

Сохранность данных, существующих в программе (база данных) зависит только от вас! Если вы потеряете базу данных, то восстановить ее можно только из ранее сделанного вами архива. Периодически выполняйте режим Администратор | База данных | Архивация. Сохраняйте архивы на разных носителях и храните в разных местах. В любых «нештатных» ситуациях: подозрительное поведение компьютера или программы, сообщения о вирусах, перед обновлением версии и т.п. делайте архивацию данных!

Обновление версий программы:

• Перед установкой новой версии обязательно сделайте архив базы данных
• Устанавливайте новую версию в несуществующие папки (программа установки так и предложит, но важно убедиться в этом)
• Устанавливайте новую версию со своей (пустой) базой
• Не подключайтесь к базе от старой версии!
• После установки запустите новую версию, убедитесь, что база пустая и выполните режим Администратор  | База данных  | Импорт

Рекомендуемый порядок работы

Ознакомительный этап

• Ознакомьтесь с инструкцией
• На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать в основных режимах
• Начните со справочника товаров: попробуйте изменить существующий товар и создайте новый
• В режиме Склад | Приходы создайте новый приход товара на склад
• Убедитесь, что состояние склада изменилось (Склад | Состояние склада)
• Попробуйте создать новый счет (Торговля | Счета)
• В новый счет выберите товар, который есть на складе
• При оформлении счета, нажмите Оформить, Выдать, Оплатить
• Убедитесь, что состояние склада изменилось (Склад | Состояние склада)
• Попробуйте создать еще один новый счет
• При оформлении счета, нажмите Оформить, ОК
• Убедитесь, что в состоянии склада изменилась колонка Резерв
• В меню Справочники ознакомьтесь с основными существующие справочники
• Ознакомьтесь с режимом Администратор | Настройка рабочего места
• Ознакомьтесь с режимом Администратор | Настройка системы
• В настройке системы включите опцию Разрешить выписку отсутствующего товара
• В настройке системы выключите опцию Разрешить отгрузку отсутствующего товара

Начало работы

• Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим Администратор  | База данных | Очистка)
• Очистите справочники товаров от ненужных строк:
• для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор | База данных | Очистка
• для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции | Массовое изменение  | Удалить
• кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки Удалить
• Подготовьте справочники товаров:
• если у вас есть список товаров в формате Excel, то этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите Операции  | Импорт из Excel
• кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки Добавить или Копировать
• Введите реквизиты вашей фирмы в Справочнике Фирм
• Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
• Проведите инвентаризацию склада и оформите имеющиеся остатки приходом на склад (Склад | Приходы).

Настройка системы (Администратор | Настройка системы). Обратите внимание на следующие опции:

• Флаг Разрешить выписку отсутствующего товара
• Флаг Разрешить отгрузку отсутствующего товара
• Флаг - запрещение дублирования номеров документов
• Названия используемых в программе цен (в программе используется до 10 цен на товар)
• Название используемой в программе валюты

Настройка рабочего места (Администратор | Настройка рабочего места) предназначена для изменения часто меняющихся характеристик программы:

• Временной интервал "по умолчанию" для отображения списка документов
• Шаблон определяет форматы ввода, отображения на экране  и печати количественных характеристик  товаров. Если Вы работаете со штучным товаром, укажите первый из представленных шаблонов. При работе с дробными количествами, укажите один из шаблонов в зависимости от требуемой точности.
• Ввод количеств определяет как пользователь будет задавать количество товара - с упаковками или без.
• Порядок задает способ упорядочивания строк в перечне товаров как при печати документов, так и при корректировке и просмотре ранее введенных документов.
• НДС используется как значение "по умолчанию" при добавлении нового товара в режиме Справочник | Товары.
• Настройка печати документов  - определяет действия программы при печати документов (счета, счета-фактуры, накладные, приходные ордера и др.). 

Работа со справочниками

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:

• Товары -  содержит наименования, основные характеристики и цены товаров
• Фирмы - перечень фирм, от лица которых происходит выписка документов ("ваши фирмы")
• Склады - места физического хранения товаров вашей фирмы
• Контрагенты - список покупателей, поставщиков и др.клиентов вашей фирмы
• Кошельки - "хранилища" денежных средств (касса, расчетный счет,...)
• Статьи - список статей доходов и расходов
• Задачи - список типов задач для CRM-системы
• Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (товары, контрагенты,...)
• Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами

Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами. При работе со справочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей. Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.

При работе со всеми справочниками действуют следующие правила:

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
• Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, телефон Nokia N96 есть в накладной на приход)

    Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

    Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

    Работа с многоуровневыми справочниками:

• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку с изображением дерева (первая в верхней левой части окна)
• Для работы с дополнительными возможностями нажмите кнопку с изображением инструментов (вторая в верхней левой части окна):
  • можно настраивать используемые в режиме колонки
  • можно печатать справочник (результат откроется в вашем браузере)
  • возможны другие операции для работы с деревом

Фильтрация:

• В справочнике товаров фильтрация осуществляется одновременно по наименованию и артикулу
• В остальных справочниках фильтрация осуществляется по наименованию
• Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
• Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти), фрагменты разделяются пробелами
• Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
• Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите клавишу F9
• После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите мышкой на список
• В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те строки, которые удовлетворяют введенному запросу
• Для сброса фильтра  нажмите мышкой на поле Фильтр (или клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
• Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
• при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов фильтрации
• можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
• для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
• При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее использовавшихся вариантов фильтрации:
• нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или Все-
• появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
• при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
• для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом "V")
• для кнопки Все-  у выбранных строк снимается пометка

Справочники групп

При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

Справочник товаров

Для ввода нового товара в систему,  для изменения характеристик существующих в программе товаров и для их удаления предназначен режим Справочники | Товары в главном меню.

Для изменения характеристик ранее введенного товара выберите товар в перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления нового товара нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить товар, большинство характеристик которого есть у существующего товара, то выберите такой товар и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранного товара нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить товар, если он используется в каком-либо документе. В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанного товара.

Основные характеристики товара:

• Название. Это поле является обязательным для ввода, оно не может быть пустым, и должно быть уникальным (не может существовать двух товаров с одинаковыми названиями).
• Артикул. Используется по желанию.
• Единица измерения. Используется в счет-фактурах.
• Страна. Определяет страну происхождения. Используется в счет-фактурах.
• Номер грузовой таможенной декларации.  Используется в счет-фактурах.
• Упаковка. Определяет количество товара в единицах измерения в одной упаковке. Поле используется, если вам удобно вести учет товара в единицах  и упаковках одновременно.
• НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
• Штрих-код. Используется как для формирования накладных с помощью сканера, так и для печати ценников со штрих-кодами.
• Цены. Каждый товар в программе имеет до 10 цен. Эти цены могут рассматриваться как различные прайс-листы на Вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию, первая цена используется в складских накладных, а вторая - при продажах. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 10 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.

Справочники фирм и контрагентов

Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.

Справочник контрагентов содержит перечень клиентов, поставщиков и т.д. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить непосредственно в документе. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.

Обратите внимание на следующие поля:

• Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах
• Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в выходных документах (счетах, счетах-фактурах и др.)
• Дополнение содержит важную информацию о клиенте и отображается непосредственно в документе
• Долг отображается в нижней строке красным цветом (в случае переплаты - синим цветом)
• Остальные поля заполняются при необходимости отображения их в печатных формах (счетах, ТОРГ-12, счетах-фактурах,...) и для учетных задач

Работа с документами

При работе с документами на экран выводится список документов определенного типа (например, счета) в соответствии со следующими правилами:

• Отображаются все документы во временном интервале «по умолчанию», каждый документ представлен отдельной строкой
• Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
• Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
• Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
• Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме Настройка рабочего места)
• Для дополнительных операций нажмите вторую кнопку вверху, доступны следующие опции:
• режим настройки колонок
• печать реестра документов
• режим фильтрации списка
• и справка о работе с документами
• Для создания, редактирования и удаления задач воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
• Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь кнопкой "Печать" (кнопка с изображением рулона)
• Для поиска документов по товарам воспользуйтесь кнопкой Поиск (третья кнопка вверху)

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки со стрелками предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой ОК, отказ от смены интервала – кнопкой Отмена. 

Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите Все+, для снятия пометок со всех строк нажмите Все-. Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.

Работа с контрагентами

В документе, для работы с клиентом, выделен блок, содержащий 4 строки и 2 кнопки:

• 1-я строка – краткое название контрагента (не отображается, если совпадает с полным названием)
• 2-я строка – полное название
• 3-я строка – юридический адрес
• 4-я строка – поле «Дополнение» из карточки клиента (для отображения важной информации)
• кнопка Справочник контрагентов (картинка с несколькими человечками) - для выбора или создания контрагента
• кнопка Карточка клиента (картинка с одним человеком) - для работы с карточкой текущего контрагента без обращения к справочнику

Полное название клиента (2-я строка):

• автоматически заполняется при выборе клиента из списка
• информация, содержащаяся в этом поле, будет использоваться при печати
• поле можно править непосредственно в документе (это имеет смысл только при работе «общей карточкой» клиента, например, при обслуживании физических лиц; в этом случае в «общей карточке» делают пустым поле «Полное название»)

Ввод количества товара

Для выбранного товара, при формировании перечня товаров в счете, накладной или другом документе, вам необходимо задать его количество, и, возможно, изменить цены.

Вид окна для ввода количеств и изменения цен зависит от значения поля Ввод (режим Администратор | Настройка рабочего места). Первый из вариантов предназначен для ввода В единицах измерения, а второй -  В упаковках и единицах измерения. В первом варианте для ввода количества товара достаточно задать число и нажать клавишу Enter. Для изменения одной из цен необходимо нажать клавишу Стрелка вверх один или два раза и изменить одну из цен товара. Вторая цена пересчитается автоматически.

Во втором варианте ввод количеств осуществляется в упаковках. Если вам необходимо указать не целое число упаковок или ввести все количество товара, не используя поле Упаковок, нажмите клавишу Стрелка вниз и введите количество единиц. Изменение цен осуществляется аналогично первому варианту.

Складские операции

Складские операции позволяют контролировать текущее состояние товаров на Вашей фирме, оформлять как приходы от поставщиков, так и возвраты товара поставщикам. Для получения списка товаров, имеющихся в наличии на складе предназначен режим Состояние склада. Для запуска этого режима вызовите пункт Склад | Состояние склада в главном меню. После запуска режима на экране будет представлен перечень товаров, имеющихся в наличии на складе. Для просмотра всех характеристик товара (цены, упаковки, НДС и т.д.), дважды нажмите мышкой на товар.

Для просмотра, печати, добавления и изменения накладных на приход запустите режим Склад | Приходы в главном меню.

На экране будет представлен список накладных на приход, каждая строка которого соответствует накладной на приход, а колонки отображают Номер накладной, Дату накладной, Поставщика, Сумму накладной и другие реквизиты.

Для печати выбранной накладной нажмите меню Печать в главном меню и выберите нужный вариант для печати.

Окно накладной на приход появляется при добавлении нового прихода, либо при изменении уже существующего прихода.

При создании (изменении) накладной необходимо задать атрибуты накладной и  сформировать (изменить) перечень товаров:

• Номер накладной - По умолчанию предлагается следующий свободный номер (в рамках текущего года, для выбранной фирмы), который можно изменить.
• Дата накладной - По умолчанию предлагается текущая дата.
• Тип определяет один из существующих типов накладной (тип определяет цвет строки в общем списке).
• Скидка определяет скидку или надбавку (в случае отрицательного числа) для всего перечня товаров.
• Внизу накладной подводится итог, отображающий количество позиций перечня/общее количество единиц, общую сумму накладной с учетом скидки.
• Дополнительные реквизиты заносятся с помощью кнопки Документ.

Для выбора товаров в накладную нажмите кнопку Товары. Для ввода количества выбранного вами товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке или выделите строку и нажмите клавишу Enter. В открывшемся окне введите количество товара и, при желании, измените предложенную цену. Завершите ввод нажатием кнопки ОК. Затем повторите операцию для следующего товара. Для завершения работы со списком нажмите кнопку OK.

При работе со списком товаров доступны дополнительные возможности (кнопка ">>"):

• создание товара (Ctrl+N)
• копирование товара  (Ctrl+D)
• изменение характеристик товара (Ctrl+E)
• другие операции

Сформированный перечень товаров будет представлен в накладной. Вы можете изменить количество каждого из товаров, а также цены непосредственно из накладной, дважды нажав мышкой на нужной строке. Удаление товара из перечня производится вводом нулевого количества.

Для распечатки накладной воспользуйтесь режимом Печать главного меню. Для сохранения накладной нажмите кнопку Оформить, а для выхода без сохранения - кнопку Отмена.

Режим Склад | Уходы предназначен для возврата товара поставщику, для списания или отбраковки товара. Работа в этом режиме аналогична работе с приходными накладными и описана выше. При формировании перечня товаров для ухода,  в отличие от накладных на приход, вы можете выбрать только тот товар, и такое его количество, которые присутствуют на складе. 

Режим Склад | Межскладские перемещения предназначен для перемещения товара между складами вашей фирмы. При формировании накладной на перемещение необходимо указать 2 склада: склад, откуда будет списан товар и склад, на который товар поступит.

Торговые операции

Торговые операции предназначены для учета всех товарно-денежных потоков с вашими клиентами и позволяют выписывать счета клиентам, оформлять выдачу товара по счету, учитывать оплаты от клиентов, оформлять возвраты товара от клиента и получать различную отчетность.

Важно! Каждая торговая операция в программе оформляется в следующем порядке:

• На первом этапе выписывается Счет с указанием номера счета, даты счета, перечня товаров, их количеств, цен, названия клиента и др. атрибутов. При оформлении счета производится резервирование товара. Резерв не изменяет количество товара, находящегося на складе.
• На следующем этапе, на основании выписанного счета, оформляются выдачи товара по счету и оплаты. Как оплаты, так и выдачи по счету могут быть неполными (частичными). Можно создавать несколько накладных на выдачу и несколько оплат по счету. Общее количество выданного товара не может превышать количество, заданное в счете. При выдаче товара снимается резерв и уменьшается остаток этого товара на складе.

Для работы со счетами запустите режим Торговля | Счета в главном меню. Окно Счета содержит список документов во временном интервале, заданном по умолчанию. Список состоит из колонок: Номер счета, Дата счета, Название клиента, Сумма счета, Оплата, Выдача и др.

Колонка Оплата. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что оплат не было;  плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" -  на переплату. Колонка Выдача. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что выдач не было;  плюс-минус - на неполную выдачу; плюс - на полную. Колонка Возврат. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что возвратов не было;  плюс-минус - на неполный возврат; плюс - на полный.

Для создания нового счета нажмите кнопку Добавить; для изменения существующего счета - кнопку Изменить. Работа в этих двух режимах рассмотрена в следующем разделе.

Удаление как самого счета, так и связанных с ним выдач, оплат и возвратов, осуществляется с помощью кнопки Удалить и последующего подтверждения удаления. Удаленные документы не восстанавливаются.

Работа в режимах Оплата, Выдача и Возврат рассмотрена в следующих разделах.

Для завершения работы в режиме Счета нажмите кнопку Выход.

Оформление счета

Выписка счета является первой торговой операцией и подразумевает резервирование выписанного товара за клиентом для дальнейшей его выдачи и оплаты. В окне счета вам необходимо задать атрибуты счета и сформировать перечень товаров счета.

Основные реквизиты счета:

• Номер счета - По умолчанию предлагается следующий свободный номер (в рамках текущего года, для выбранной фирмы), который можно изменить.
• Дата счета - По умолчанию предлагается текущая дата.
• Тип - Укажите тип документа (тип определяет цвет строки в общем списке).
• Скидка определяет скидку или надбавку (в случае отрицательного числа) для всего перечня товаров.

Блок работы с клиентом, содержащий 4 строки и 2 кнопки:

• 1-я строка – краткое название контрагента (не отображается, если совпадает с полным названием)
• 2-я строка – полное название
• 3-я строка – юридический адрес
• 4-я строка – поле «Дополнение» из карточки клиента (для отображения важной информации)
• кнопка Справочник контрагентов (картинка с несколькими человечками) - для выбора или создания контрагента
• кнопка Карточка клиента (картинка с одним человеком) - для работы с карточкой текущего контрагента без обращения к справочнику

Дополнительные реквизиты счета (вызываются кнопкой Документ):

• Основание/Замечания - поле можно также изменять непосредственно из документа
• Срок оплаты определяет срок в днях, через который должна поступить оплата по выписываемому счету. При задании ненулевого срока и отсутствии оплаты счет становится "просроченным".

Для формирования перечня товаров счета нажмите кнопку Товары. По умолчанию, список товаров будет содержать только те позиции, которые доступны для выписки, т.е. имеющие положительную разницу между общим количеством и ранее зарезервированным. Для отображения всех определенных в системе товаров выберите опцию "Все товары".

Ввод количества для каждого из товаров рассмотрен в разделе Ввод количества товара. Если в режиме Администратор | Настройка системы флажок Разрешить выписку отсутствующего товара снят, то программа запретит ввод количеств, превышающих допустимое. Если флажок установлен, то вы можете выписывать отсутствующий на складе товар.

Для  окончания работы в режиме Выбор товара нажмите кнопку OK. Сформированный перечень появится в накладной. Вы можете изменить количество или цены для каждого из товаров, дважды нажав мышкой на соответствующей строке. Удаление товара производится вводом нулевого количества.

Для печати сформированного счета нажмите клавишу F2 или вызовите режим Печать | Счет в главном меню. Кроме счета, для печати доступны и другие документы.

Сохранение счета производится нажатием кнопки Оформить. При сохранении нового счета на экране появится окно Оформление счета (см. ниже). При сохранении ранее оформленного счета никаких дополнительных действий не требуется. Для выхода без сохранения нового счета или измененного счета нажмите кнопку Отмена.

Режим оформления нового счета предназначен как для сохранения текущего счета, так и для оформления выдачи и/или оплаты по счету.

Сохранение нового счета осуществляется нажатием кнопки Оформить счет. Для отказа от сохранения и возврата обратно к счету нажмите Отмена. После оформления счета вы можете завершить работу в режиме нажатием кнопки OK.

Кроме выписки, вы можете оформить выдачу сразу всего товара по этому счету. Перед нажатием кнопки Выдать решите, будет ли формироваться счет-фактура для накладной на выдачу. Если счет-фактура будет формироваться, то установите флажок Счет-фактура. Затем нажмите кнопку Выдать. Будет сформирована накладная на выдачу товара по счету. Если флажок счета-фактуры был установлен, то накладная на выдачу будет содержать очередной номер счета-фактуры

Если, кроме выписки, вы хотите ввести полную оплату счета, нажмите кнопку Оплатить. Оплата производится независимо от того был выдан товар или нет. Перед оформлением оплаты выберите кошелек (т.е. место, куда поступят деньги клиента - кассу или расчетный счет и т.п.).

Помните, что в этом режиме невозможно оформить неполные выдачи и/или оплаты. Эти операции допустимы в режиме Счета и рассмотрены ниже.

Таким образом, в этом режиме вы можете: просто оформить счет, оформить счет и выдачу по счету, оформить счет и оплату по счету и, последнее, оформить счет, выдачу  и оплату по счету.

Для завершения работы в режиме нажмите кнопку OK.

Оплаты, выдачи и возвраты по счету

Окно Оплаты по счету указывает общую сумму счета, сумму ранее введенных оплат и неоплаченный остаток по счету. Кроме того, окно содержит список всех оплат для выбранного счета и позволяет вводить как новые оплаты, так и изменять ранее введенные оплаты. Список оплат состоит из колонок: Дата оплаты, Номер документа, Сумма оплаты и Кошелька.

Для изменения существующей оплаты нажмите кнопку Изменить, а для ввода новой оплаты - кнопку Добавить.Удаление существующей оплаты осуществляется кнопкой Удалить.

При вводе новой оплаты, соответствующее окно содержит неоплаченную сумму  в качестве суммы оплаты. Указанную сумму можно изменить (уменьшить).Сохранение введенной оплаты осуществляется нажатием кнопки Оформить, а выход из режима без сохранения - кнопки Отмена.

Факт выдачи товара по счету оформляется Накладной на выдачу. Для каждого счета может существовать несколько накладных на выдачу. Общее количество выдаваемого в этих накладных товара не может превышать количества, выписанного в счете. При оформлении накладной на выдачу уменьшается как общее количество товара на складе, так и зарезервированное количество.Окно Выдачи по счету содержит перечень всех накладных на выдачу для выбранного счета.

Для изменения существующей накладной укажите соответствующую строку в списке и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой накладной нажмите кнопку Добавить, для удаления накладной нажмите Удалить, а для выхода из режима - кнопку Выход. Новая накладная на выдачу содержит перечень товаров в количествах, еще не выданных по текущему счету.

Колонка К выдаче содержит количество выдаваемого товара, колонка В счете - количество в счете, а колонка Ранее выдано - количество товара, выданного по другим накладным на выдачу к этому счету.Для изменения (уменьшения) выдаваемого товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке и укажите новое количество. Если вы укажите ноль, то данный товар не будет выдаваться. Для выдачи всех товаров нажмите кнопку Все+, для обнуления количества "к выдаче" у всех позиций, нажмите Все-.

Основные реквизиты документа:

• Номер накладной. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.
• Дата накладной. По умолчанию предлагается текущая дата.

Дополнительные реквизиты документа (доступны с помощью кнопки Документ):

• Основание накладной (содержит ссылку на номер и дату счета).
• Счет-фактура. Этот флажок необходимо установить, если текущей накладной на выдачу соответствует счет-фактура. Флажок можно установить как в новой накладной, так и в ранее оформленной накладной на выдачу. При установке флажка следующее поле (номер счета-фактуры) становится доступным для ввода и по умолчанию содержит очередной номер счета-фактуры.
• Номер, дата счета-фактуры  (этот реквизит доступен с помощью кнопки Документ). Нумерация счетов-фактур ведется независимо от нумерации накладных на выдачу и только для тех накладных, у которых установлен соответствующий флажок.
• Номер, дата ПРД - реквизиты платежно-расчетного документа, используемые при печати счета-фактуры.

Для печати накладной воспользуйтесь пунктом Печать главного меню. Для сохранения накладной нажмите Оформить. Если в момент оформления накладной требуемого товара нет на складе, то программа выдаст соответствующее предупреждение и запретит оформление. Для выхода без сохранения накладной или изменений нажмите кнопку Отмена.

Работа с накладными на возврат товара к счету аналогична выдачам по счету. При оформлении возврата от клиента программа производит контроль таким образом, что вернуть товара больше, чем было выдано по счету, нельзя. Возвращенный товар увеличивает остатки товара на складе, но не изменяет резерв товара.

При оформлении торговых операций (выписка, выдача и возврат) следует помнить, что:

• товар может быть выписан, если он есть на складе, при условии настройки системы на запрещение выписки отсутствующего товара;
• товар может быть выписан, независимо от его наличия на складе, при условии настройки системы на разрешение выписки отсутствующего товара;
• при выписке общее количество товара на складе не изменяется, но увеличивается количество товара, находящегося в резерве;
• товар выдается, если он есть на складе;
• общее количество выдаваемого по счету товара не может превышать количество в счете;
• при выдаче уменьшается как общее количество товара на складе, так и количество, находящееся в резерве;
• может быть возвращен только ранее выданный по этому счету товар;
• общее количество возвращаемого по счету товара не может превышать общее количество выданного по этому счету товара;
• возвраты увеличивают наличие товара на складе, но не затрагивают резерв.

При изменении количества товара в счете, по которому производились выдачи товара, следует помнить следующее. Если вы хотите уменьшить количество уже выданного товара, то сначала необходимо произвести указанную операцию в накладной на выдачу, а затем такую же операцию в счете. Если вы хотите увеличить количество выдаваемого товара, то сначала измените счет, а затем накладную на выдачу.

Для просмотра, печати и поиска различных документов, связанных с торговлей, предназначены следующие режимы:

• Торговля | Просмотр операций | Оплаты по счетам  - отображает список всех оплат по счетам в заданном временном интервале и содержат поля: дата оплаты, номер счета, дата счета, краткое название клиента, валюту, сумму оплаты, сумму погашенного долга  и др.реквизиты.
• Торговля | Просмотр операций | Выдачи по счетам  - отображает список накладных на выдачу в заданном интервале с указанием следующих полей: номер накладной, дата накладной, номер счета, дата счета, название клиента и др.
• Торговля | Просмотр операций | Возвраты по счетам  - режим аналогичен выдачам по счетам.
• Торговля | Просмотр операций | Счета-фактуры  - отображает список всех счетов-фактур в заданном временном интервале, состоящий из следующих колонок: номер счета-фактуры, номер накладной на выдачу, дата счета-фактуры (и накладной на выдачу), номер счета, дата счета, название клиента и общая сумма счета-фактуры.

Денежные операции

Для учета денежных операций используются справочники статей (на картинке) и кошельков (Касса, Расчетный счет и т.д.).

Денежные операции представлены следующими режимами:

• Деньги | Поступления -поступление денежных средств на вашу фирму, не связанные с контрагентами
• Деньги | Расходы - расходы денежных средств, не связанные с контрагентами (зарплата, расходы по фирме и т.п.)
• Деньги | Оплаты контрагентов - оплаты клиентов по счетам и аналогичные операции
• Деньги | Выплаты контрагентам - ваши оплаты поставщикам и аналогичные операции
• Деньги | Долги контрагентов - предназначен для ввода первоначальных долгов контрагентов

В стандартной денежной операции задается Кошелек и Статья. Для взаиморасчетов с контрагентами необходимо выбрать Контрагента.

Чтобы задать первоначальные долги контрагента, очистите поле Кошелек (кнопка Х) и выберите Контрагента.  При этом, если контрагент является должником, оформите операцию как Расход. Если ваша фирма должна контрагенту, оформите операцию как Поступление.

Настройка печатных форм

В программе Вы можете как настраивать печатные формы документов (счета, накладные, ценники, прайс-листы и т.д.). Для этого необходимо запустить режим Администратор | Настройка | Печатных форм.

Для изменения формы выберите нужную строку и нажмите Изменить. Форма откроется в специальном Конструкторе отчетов:

• режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности!
• каждая форма состоит из объектов, с объектами возможны следующие операции:
• выделение объекта - необходимо один раз нажать мышкой на него;
• изменение местоположения - выделите объект и переместите его на новое место с помощью клавиш "стрелки" или с помощью мышки;
• изменение свойств объекта: выделите объект и воспользуйтесь появившимся в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например);
• изменение содержимого объекта: дважды нажмите мышкой на объекте, откроется окно Выражение отчета; здесь можно менять текст надписей, использовать формулы и т.д.;
• для создания нового объекта (например, новой надписи), выберите один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место и подправить (для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом).

Конструктор отчетов - изменение формы Накладная на приход. После изменения формы закройте ее (кнопка с крестиком вверху справа) и либо подтвердите сохранение с изменениями, либо откажитесь от изменений.

Окно Выражение отчета для изменения содержимого объекта.

Список основных полей для использования в Конструкторе отчетов:

• Ваша организация:
• xpos.Fir_Name - краткое название
• xpos.Organ - полное название
• xpos.Adr - юр.адрес
• xpos.FAdr - факт.адрес
• xpos.Gruz - грузо-тель
• xpos.Inn - ИНН/КПП
• xpos.Bank1 - р/с
• xpos.Bank2 - название банка
• xpos.Corrs - к/с банка
• xpos.BIK - БИК банка
• xpos.Tel - телефон
• xpos.Email - e-mail
• xpos.Dop - доп.информация
• xpos.Dir - директор
• xpos.Bux - гл.бухгалтер
• xpos.Cont – Контакт
• xpos.IP – ИП
• Данные о клиенте из справочника клиентов: аналогично вышеуказанным полям, вместо xpos нужно писать xpol (например, xpol.organ)
• Данные о текущем документе
• m.Nkl_Nom– номер документа
• m.Dat_Y2K – дата
• m.Itog_Sum – итоговая сумма
• m.Nkl_Prp – сумма прописью
• m.Nkl_Prp1 – сумма прописью с НДС
• m.Nkl_Who – название клиента в документе
• m.Nkl_For – основание документа или доп.информация
• m.Dolg (число) - долг клиента, отрицательное значение означает переплату клиента. Долг выводится в валюте клиента. Если в правах пользователя установлен запрет на просмотр долга, то выводится 0.
• Перечень товаров
• cn1.tov_sname – наименование
• cn1.art – артикул
• cn1.tov_ed – единица измерения
• cn1.tov_kol – количество
• cn1.cenSk – цена со скидкой
• cn1.sumsk – сумма со скидкой
• cn1.tov_ed_kod – код единицы измерения
• cn1.strana – страна происхождения
• cn1.strana_kod – код страны происхождения
• cn1.mesto –место хранения

Основные приемы работы с полями:

• Любые буквы могут как заглавными, так и строчными (регистр не важен)
• Можно использовать комбинации полей и функции:
• ALLT(xpos.Organ) - убрать пробелы в названии организации
• 'Накладная №' + ALLT(STR(m.Nkl_Nom)) + ' от  ' + DTOC(m.Dat_Y2K) – строка с номером и датой накладной (номер преобразуется из числа в строку, дата – из даты в строку)
• Режим предназначен для подготовленных пользователей
• Перед изменением формы рекомендуем сделать копию (операция Сохранить как)
• Если настройка форм вызывает сложности, то вы можете заказать изготовление формы на платной основе
• Обучение по телефону работы в этом режиме не производится!

Полезные советы

Настройка сканера штрих-кодов и печати ценников

• Тип сканера - "в разрыв клавиатуры", хотя подключаться может и к USB
• Сканер должен работать без драйверов в любой программе (например, в блокноте, при сканировании этикетки должен появиться соответствующий цифровой код)
• Сканер должен уметь обучаться (как правило, с помощью книжки с управляющими штрих-кодами)
• Надо настроить сканер так, чтобы перед штрих-кодом он "выдавал " F7, а после штрих-кода - Enter (как правило, на Enter сканер уже настроен)
• Под указанные требования попадает большинство существующих сканеров (уточните, так ли это, у продавца)
• Чтобы в ценниках печатались штрих-коды, Вы должны установить шрифт для печати штрих-кодов. Шрифт находятся в папке FRX внутри папки с программой: ean13.ttf. Установка шрифта: Пуск-Панель управления-Шрифты-меню Файл-Установить шрифт.

Работа с весовым товаром:

• в карточке товара используйте 7-значный штрих-код формата 28XXXXX (например, 2800001)
• в карточке товара используйте единицу измерения килограмм, цену также указывайте за килограмм
• электронные весы должны печатать ценники вида 28XXXXXGGGGGY, где GGGGG - вес в граммах  (например, 280000101500х для товара весом 1.5 кг)

Импорт из Excel:

• 2 варианта импорта:
• импорт списка позиций в справочник товаров (кнопка Операции в справочнике)
• импорт накладной в документ (счет, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис (внизу слева в документе), либо с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной из Excel
• При импорте файла Excel в справочник товаров необходимо:
• выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, товары должны идти единым списком без разбивки на группы)
• выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
• выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
• выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
• При импорте накладной Excel:
• импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка товаров (см. выше)
• режим вызывается из текущего документа (из счета, прихода и т.п.)
• при формировании накладной также обновляются строки в справочнике товаров:
• автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
• обновляются ранее существующие строки
• есть 2 варианта импорта колонки "цена":
• выбор колонки "Цена накладной"
• выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).
  

Использование QR-кодов

Программа поддерживает использование QR-кодов. Подробнее см. раздел Поддержка – Использование QR-кодов на нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_qr/instr.htm).

Использование API

Программа поддерживает API. API — это набор вспомогательных инструментов (программ) для взаимодействия c базой данных основной программы.

Подробнее см. раздел Поддержка – Использование API  на нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_api/instr.htm).

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО в программе реализован в виде режима для формирования УПД (универсального передаточного документа) в формате XML-файла для последующего импорта в систему ЭДО (например, в систему Контур.Диадок или СБИС и т.п.).

Подробнее см. раздел Поддержка – Использование ЭДО на нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_edo/instr.htm).

Желаем вам успешной работы!