Программа "Оптим-РемСтрой"

Инструкция пользователя

• Введение
• Лицензия на использование программы
• Рекомендуемый порядок работы
• Работа со сметами
• Создание сметы
• Справочники
• Справочник работ и справочник материалов
• Справочники фирм и клиентов
• Общие правила работы со справочниками
• Работа с группами
• Настройка печатных форм
• Полезные советы

Введение

Оптим-РемСтрой - программа нового поколения для составления смет на ремонт, строительство, с отслеживанием этапов исполнения работ, оплат, печати КС-2 и КС-3.

• Удобное и простое составление смет для ремонта и строительства
• Многоуровневые сметы, состоящие из нескольких разделов
• Учет этапов выполнения работ и оплат для каждой сметы
• Задание скидок/надбавок для каждого раздела сметы отдельно по работам и по материалам
• Создание форм КС-2 и КС-3
• Импорт списков работ, материалов, накладных из Excel
• Автозаполнение сметы на основании параметров объекта
• Складские операции: закупка, возврат материалов, перемещение между объектами
• Оперативное отслеживание остатков материалов на объектах и складах
• Одновременный учет в 2-х валютах
• Отчеты по основным видам деятельности
• Автоматический расчет категорий цен
• Печатные формы документов (смета, акт выполненных работ)
• Печатные формы в формате Word, Excel
• Денежные операции, учет нескольких "кошельков"
• Печать прайс-листов и многое другое
• Работа в Windows XP, Vista, 7, 8, 10, 11 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)

Лицензия на использование программы

Лицензия на программу платная, дается на определенный интервал времени. Началом интервала считается дата оплаты Лицензии. Предусмотрены несколько видов лицензий: на год, на 2 года, на 3 года и др.

Лицензия дает Вам право:

• оформлять документы, дата которых не превышает дату окончания Лицензии ;
• бесплатно получать новые версии программы, выпущенных во время действия Лицензии;
• работать с программой неограниченное время.

При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ, появляется следующее окно:

В этом окне необходимо ввести лицензионный ключ, который высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать, Ctrl+V - вставить). После ввода программа работает без ограничений, в соответствии с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис - О программе / Лицензия.

До ввода лицензии действует ограничение - не более 5 документов каждого типа (5смет, 5 актов и т.д.). Кроме того, до ввода лицензии нельзя создавать более 10 позиций работ и 10 различных материалов на смету.

Лицензия на программу - двух типов:

• стандартный вариант для работы на одном компьютере
• сетевой вариант, позволяющий работать нескольким пользователям одновременно с общей базой; компьютеры должны быть в локальной сети (количество пользователей неограниченно)

Работа с общей базой (сетевой вариант лицензии):

• установите программу на главный компьютер с опцией "устанавливать базу данных", на остальных компьютерах отключите эту опцию при установке программы
• на главном компьютере средствами Windows дайте максимальные права на работу с папкой BAZA  всем пользователям локальной сети (папка BAZA находится внутри папки с программой)
• на второстепенных компьютерах, при запуске программы, она запросит путь к базе данных, укажите путь к главному компьютеру, папке BAZA
• кроме этого, для настройки пути можно воспользоваться режимом Администратор - База данных - Настройка пути...

Рекомендуемый порядок работы

Ознакомительный этап

• Ознакомьтесь с инструкцией
• На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать в основных режимах
• Начните со смет: создайте новую смету, сохраните ее
• Измените существующую смету, распечатайте ее
• Ознакомьтесь со справочником работ
• Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом измените
• Ознакомьтесь со справочником материалов
• Создайте новый материал (товар), сохраните, потом измените
• Создайте новый приход деталей на склад (меню Склад-Приходы)
• Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)

Начало работы

• Очистите базу данных от имеющихся смет и клиентов (режим Администратор - Очистка базы данных)
• Очистите справочники работ и материалов от ненужных строк:
• для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор - Очистка базы данных
• для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции - Массовое изменение - Удалить
• кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки Удалить
• Подготовьте справочники работ и материалов:
• если у вас есть список работ или материалов в формате Excel, то этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите Операции - Импорт из Excel
• кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки Добавить или Копировать
• Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
• Проведите инвентаризацию склада и оформите имеющиеся остатки приходом на склад (Склад-Приходы).

Можно начинать работу!

Работа со сметами

Работа со сметами - основной режим работы в программе. Вызов этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Сметы или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка рабочего места.

Режим отображает список существующих смет в заданном интервале дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со списком документов.

Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в  этой колонке указывает на то, что оплат не было;  плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" -  на переплату.

Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных (выданных) материалов. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что актов не было;  плюс-минус - на неполное выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, материалы выданы (израсходованы).

Для изменения существующей сметы выделите соответствующую строку и нажмите кнопку Изменить. Для создания новой сметы нажмите кнопку Добавить. Для удаления существующего документа выделите нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все привязанные к смете акты и оплаты.

Для работы с оплатами по смете выделите соответствующую строку и нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.

Общие правила работы в режиме:

• Список смет зависит от выбора в поле Фильтр смет (вверху слева):
  • доступно 4 варианта фильтрации: Все, Открытые, Открытые (все даты)  и Закрытые
  • Закрытые это полностью оплаченные и полностью выполненные сметы, все остальные - Открытые
  • выборка смет осуществляется в заданном интервале дат, за исключением варианта Открытые (все даты)
  • настройка варианта "по умолчанию" - в режиме Администратор-Настройка раб.места-Умолчания
• Каждый документ представлен отдельной строкой
• Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
• Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
• Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
• Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
• Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с воронкой в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
• Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь третьей кнопкой (кнопка с изображением браузера)
• Для поиска документов по работам или материалам воспользуйтесь кнопкой Поиск (четвертая кнопка).

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие. Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх - по убыванию)
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Текущая "поисковая" колонка отображается более блеклым фоном
• Для смены колонки для поиска нажмите один раз мышкой на заголовке соответствующей колонки
• Для поиска начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена». 

Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.

Создание сметы

Начиная работу с очередной сметой вы должны:

• Проверить номер и дату сметы и, при необходимости, изменить их
• Необходимо выбрать клиента:
• При нажатии на поле Контрагент откроется справочник клиентов
• Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его выбрать двойным кликом на нужной строке
• Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
• При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся в смету, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки клиента)
• Можно изменить поля Тип сметы, а также Склад (материалов)
• Следующий этап - заполнение полей на закладке Основное:
• Заполните поля, если это необходимо
• Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Начало работ, Окончание план или Окончание факт нажмите кнопку "*" справа от соответствующего поля

Информация о планируемых работах и используемых материалах осуществляется на закладке Работы/Материалы.

Закладка Работы/Материалы содержит:

• список разделов сметы
• список производимых работ и список используемых материалов для выбранного раздела.
• скидки (надбавки) для каждого раздела отдельно для работ и для материалов

Закладка Инфо содержит рекомендации, поля, используемые для печати счетов-фактур и форм КС-2 и КС-3.

Каждая смета состоит из разделов (этапов) и списка работ и материалов для каждого раздела. Таким образом можно создавать многоуровневые сметы. Общие правила работы с разделами:

• каждая смета состоит, как минимум из одного раздела
• для создания, переименования или удаления раздела нажмите кнопку Разделы
• для изменения порядка следования разделов используйте мышку: разделы можно "перетаскивать"
• при выборе одного из разделов соответственно переформируются списки работ и материалов
• если выбрать опцию "Все разделы", то списки работ и материалов будут содержать общий перечень работ/материалов
• запрещено удалять раздел, если одна из работ или один из материалов уже "закрыта" актом к смете

Формирование перечней работ и материалов

• Выберите нужный вам раздел
• Для формирования списка работ текущего раздела нажмите кнопку Работы
• В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
• В окне ввода количества введите количество производимых работ и, при необходимости, измените цену
• Для формирования списка материалов нажмите кнопку Материалы
• Дальнейшие действия аналогичны работе со списком работ (см. выше)
• Для удаления какой-либо позиции из сметы вызовите окно ввода количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество

Работа с параметрами объекта:

Существует 2 варианта использования параметров сметы:

• Режим автоматического пошагового заполнения сметы
• Режим автоматического заполнения всей сметы
• Оба режима позволяет существенно сократить время на составление сметы

Режим автоматического пошагового заполнения сметы:

• в Настройке рабочего места необходимо включить "Автоматическое заполнение сметы на основании параметров";
• у сметы должны быть заданы "параметры" (характеристики объекта);
• автоматическое заполнение действует на работы/материалы, которые "привязаны" к параметрам (привязка параметра задается в карточке работы/материала);
• при первоначальном выборе Работы/Материала в смете:
• количество работы автоматически устанавливается равным соответствующему "параметру" сметы;
• количество материала автоматически устанавливается равным соотв. параметру сметы, деленному на "расход" (результат округляется до большего целого);
• в окне выбора количества отображается название использованного параметра (и расход, в случае материалов).

Режим автоматического заполнения всей сметы

• Вы можете автоматически сформировать смету на основании "параметров сметы (объекта)", если:
• в справочнике работ/материалов есть привязка работы (материала) к одному из существующих параметров
• в текущей смете вы выберите нужные параметры и присвоите им значения (кнопка Параметры)
• будут выбраны те работы/материалы, у которых есть "привязка" к одному из параметров, заданному в самой смете
• Для автоматического формирования списка работ списка работ текущего раздела нажмите кнопку Работы, затем кнопку ">>", затем опцию Автозаполнение сметы
• Аналогичные действия производятся для списка материалов

Пример печати сметы в виде документа Excel:

Справочники

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:

• Работы -  содержит наименования, основные характеристики и цены работ, услуг
• Материалы - содержит т наименования, основные характеристики и цены материалов, товаров и т.п.
• Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима 1 фирма)
• Контрагенты - список клиентов и поставщиков вашей фирмы
• Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (материалы, работы, клиенты,...)
• Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами

Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.

Справочник работ и справочник материалов

Справочник работ и справочник материалов - основные справочники для работы с программой.

Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/материалы. Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка рабочего места - Справочники.

Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (материала) выберите строку в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе (например, в смете). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной строки.

Основные характеристики работ или материалов следующие:

• Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
• Группа. Предназначена для представления справочника в виде древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
• Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными цветами, а также фильтровать общий список.

Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке Основное:

• Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
• Артикул. Артикул материала товара и т.п. Используется при печати документов, для поиска, фильтрации.
• Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара.. Используется для поиска, фильтрации.
• Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара.. Используется для поиска, фильтрации.
• Производитель. Название производителя.
• Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
• Дополнительная информация. Произвольные данные.
• Единица измерения и код ед.измерения. Используются при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка "...").
• Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур, могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка "...").
• НДС. Задает налог на добавленную стоимость. Используется для расчета общей суммы НДС в документе.

Цены задаются на закладке Цены. Каждая работа и т.п. в программе имеет до четырех цен. Эти цены могут рассматриваться как 4 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию используется вторая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 4 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену. В каждом документе (например, в смете) автоматически запоминается категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний раз.

Каждая из цен представлена в двух валютах (например, рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Курс валют).

На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике деталей.

Справочники фирм и клиентов

Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.

Справочник контрагентов содержит перечень клиентов, поставщиков, используемых при работе со сметами и складскими документами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.

• Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
• Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных формах.
• Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в т.ч. для отображения их в печатных формах.
• При выборе клиента в смете, в документ переносится полное название клиента и его телефоны. Эти поля в смете можно изменить и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.

Общие правила работы со справочниками

При работе со справочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей (в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
• Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа "Укладка плитки" есть в какой-либо смете)

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Работа с многоуровневыми справочниками:

• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
• Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
• Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна

Фильтрация:

• В справочнике работ/материалов фильтрация осуществляется одновременно по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
• В остальных справочниках фильтрация осуществляется по наименованию
• Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
• Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти), фрагменты разделяются пробелами
• Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
• Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите клавишу F9
• После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите мышкой на список
• В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те строки, которые удовлетворяют введенному запросу
• Для сброса фильтра  нажмите мышкой на поле Фильтр (или клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
• Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
• при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов фильтрации
• можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
• для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
• При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее использовавшихся вариантов фильтрации:
• нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или Все-
• появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
• при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
• для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом "V")
• для кнопки Все-  у выбранных строк снимается пометка

Работа с группами

При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

Настройка печатных форм

В программе Вы можете как настраивать печатные формы документов, так и настраивать меню Печать для всех основных режимов (сметы и акты). Для этого необходимо запустить режим Администратор-Меню Печать и настройка форм.

Вы можете настраивать меню печати, используемое в конкретном (из выбранного списка) режима работы программы:

• можно использовать только нужные печатные формы;
• можно изменять название пунктов меню;
• можно использовать разделители между пунктами меню;
• можно задавать произвольный порядок;
• настройка меню "Печать" осуществляется путем "перетаскивания" пунктов из левой колонки (неиспользуемые пункты) в правую (меню) и наоборот;
• после изменений необходимо нажать кнопку "Сохранить меню".
• Вы можете настраивать каждую печатную форму:
• можно настраивать внешний вид печатной формы;
• можно менять название формы, описание формы и используемый для печати файл;
• файл формы можно сохранять под другим именем, удалять и переименовывать его;
• для работы с конкретной формой ее необходимо выбрать в левом или правом списке (в верхней части экрана).

Формы (документы) могут быть представлены в 3 основных форматах:

• стандартный редактор печатных форм;
• шаблоны формата Word;
• шаблоны формата Excel.

Использование стандартного редактора форм:

• большинство форм созданы в стандартном редакторе форм;
• режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности!
• каждая форма состоит из объектов, для изменения свойств объекта необходимо один раз нажать мышкой на нем и воспользоваться появившимся в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например);
• для создания нового объекта (например, новой надписи), выберите один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место и подправить;
• для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..

Использование документов Word:

• предназначено для формирования объемных текстовых документов типа договор, приложения и т.п.;
• в документе Word можно использовать шаблоны для автоматического заполнения полей, например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется на текущий номер документа, шаблон [Таблица-Перечень-Работы] преобразуется в перечень выполненных работ с количествами и суммами в виде таблицы и т.д.;
• каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается символом "]", шаблону можно задавать любой шрифт, размер, выделение полужирным, подчеркиванием и т.п. - именно в таком виде появится сформированный вместо шаблона текст;
• список используемых шаблонов приведен ниже, а также в файле primery.doc (находится в папке FRX);
• существует несколько форм в формате Word (смета, акт КС-2, акт КС-3 и др.);
• для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа Word должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).

Использование документов Excel:

• предназначено для формирования смет и накладных в виде документа Excel;
• при настройке шаблона Excel запрещено менять положение основной таблицы шаблона (например, нельзя вставлять строки/колонки до начала или внутри основной таблицы);
• в шаблоне можно менять цвета, шрифты и т.п.
• для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).

Список основных полей для использования в стандартных формах:

• Ваша организация:
• xpos.Fir_Name - краткое название
• xpos.Organ - полное название
• xpos.Adr - юр.адрес
• xpos.FAdr - факт.адрес
• xpos.Gruz - грузо-тель
• xpos.Inn - ИНН/КПП
• xpos.Bank1 - р/с
• xpos.Bank2 - название банка
• xpos.Corrs - к/с банка
• xpos.BIK - БИК банка
• xpos.Tel - телефон
• xpos.Email - e-mail
• xpos.Dop - доп.информация
• xpos.Dir - директор
• xpos.Bux - гл.бухгалтер
• xpos.Cont – Контакт
• xpos.VLice– «в лице»
• xpos.NaOsnov– «на основании»
   
• Данные о клиенте из справочника клиентов: аналогично вышеуказанным полям, вместо xpos нужно писать xpol (например, xpol.organ)
• Данные об инвесторе из справочника инвестора: аналогично вышеуказанным полям, вместо xpos нужно писать xinv (например, xinv.organ)
• Данные о смете:
• m.rek1,m.rek2,m.rek3,m.rek4 – рекомендации
• m.rek5,m.rek6,m.rek7,m.rek8,  – комментарии
• Данные о текущем документе
• m.Nkl_Nom– номер документа
• m.Dat_Y2K – дата
• m.Dog_Nom– номер договора подряда
• m.Dog_Dat – дата договора подряда
• m.Nkl_Nom– номер документа
• m.Stroyka – "стройка" (для КС-2, КС-3)
• m.Obekt – "объект" (для КС-2, КС-3)
• m.Otch_Per1 – начало отчетного периода (для КС-3)
• m.Otch_Per2 – конец отчетного периода (для КС-3)
• m.Itog_Sum – итоговая сумма
• m.Nkl_Prp – сумма прописью
• m.Nkl_Who – название клиента в документе
• m.Nkl_Tel – телефон клиента в документе
• m.Nkl_For – основание документа или доп.информация
• m.Sme_Nom - номер сметы для печати в актах и оплатах к сметам
• m.Sme_Dat - дата сметы для печати в актах и оплатах к сметам
• m.Dat_Pri – дата начала работ (можно использовать DTOC(m.Dat_Pri) - преобразование в симв.вид)
• m.Dat_Plan – дата окончания работ по плану (можно использовать DTOC(m.Dat_Plan) - преобразование в симв.вид)
• m.Dat_Vyd – дата окончания работ по факту (можно использовать DTOC(m.Dat_Vyd) - преобразование в симв.вид)
  
  
• Перечень работ, материалов
• cn1.tov_sname – наименование работы/материала
• cn1.art – артикул
• cn1.tov_ed – единица измерения
• cn1.tov_kol – количество
• cn1.sum – сумма без скидки
• cn1.skidka – скидка/надбавка для текущей позиции
• cn1.cenSk – цена со скидкой
• cn1.sumsk – сумма со скидкой
• cn1.tov_ed_kod – код единицы измерения
• cn1.strana – страна происхождения
• cn1.strana_kod – код страны происхождения
• cn1.tinfo - доп.информация (замечания к позиции непосредственно в смете)
• cn1.proizv – производитель
• cn1.info – доп.информация
• cn1.garant – гарантия
• cn1.origN – оригинальный №
• cn1.opis – краткое описание
• cn1.brand – тип
• cn1.tov_cen – цена без скидки
• cn1.mesto –место хранения
• Другое
• app.user - текущий пользователь программы

Основные приемы работы с полями:

• Любые буквы могут как заглавными, так и строчными (регистр не важен)
• Можно использовать комбинации полей и функции:
• ALLT(xpos.Organ) - убрать пробелы в названии организации
• 'Накладная №' + ALLT(STR(m.Nkl_Nom)) + ' от  ' + DTOC(m.Dat_Y2K) – строка с номером и датой накладной (номер преобразуется из сила в строку, дата – из даты в строку)
• Режим предназначен для подготовленных пользователей
• Перед изменением формы рекомендуем сделать копию (операция "Сохранить под другим именем")
• Если настройка форм вызывает сложности, то вы можете заказать изготовление формы на платной основе
• Обучение по телефону работы в этом режиме не производится!

Использование шаблонов для документов Word:

• Каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается символом "]" (например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется на текущий номер документа);
• Шаблону можно задавать любой шрифт, размер, выделение полужирным, подчеркиванием и т.п.:  именно в таком виде появится сфомированный вместо шаблона текст.
   
• Шаблоны таблиц:
• [Таблица-Работы-Материалы] перечень работ и материалов (смета)  
• [Таблица-КС-2] для формы КС-2
• [Таблица-КС-3] для формы КС-3:  
• [Таблица-Спецификация-Работы] спецификация на работы (состоит из 4 колонок: № п/п, наименование, ед.измерения, кол-во)
• [Таблица-Спецификация-Материалы] спецификация на материалы (состоит из 4 колонок: № п/п, наименование, ед.измерения, кол-во)
• [Таблица-Краткая-Группы] краткая форма сметы в виде переченя групп работ/материалов для каждого раздела с общим денежным итогом по каждой группе
  
  
• Шаблоны, описывающие текущий документ (основные поля выделены полужирным):
• [Документ-номер]
• [Документ-дата]
• [Документ-дата-прописью]
• [Документ-сумма]
• [Документ-сумма-прописью]
• [Документ-сумма-прописью-с-НДС]
• [Документ-сумма-НДС]
• [Документ-сумма-НДС-прописью]
• [Документ-клиент]  - название клиента в документе (не в карточке клиента!)
• [Документ-телефон]  «телефон» в документе (не в карточке клиента!)
• [Документ-доп-инфо]  
• [Смета-номер] - для печати в актах и оплатах к сметам
• [Смета-дата] - для печати в актах и оплатах к сметам
• [Смета-начало-работ] - начало работ по смете
• [Смета-окончание-работ-план] - окончание работ по смете, план
• [Смета-окончание-работ-факт] - окончание работ по смете, фактическое
  
  
• Шаблоны, описывающие смету или акт:
• [Стройка]
• [Объект]  
• [Подряд-номер]
• [Подряд-дата]
• [Отч-период-с]
• [Отч-период-по]
• [Рекомендации1] [Рекомендации2] [Рекомендации3] [Рекомендации4]
• [Комментарии1] [Комментарии2] [Комментарии3] [Комментарии4]
   
•  Шаблоны, описывающие вашу фирму:
• [Фирма]
• [Фирма-ИНН/КПП]
• [Фирма-юр-адрес]
• [Фирма-телефон]
• [Фирма-email]
• [Фирма-расч-счет]
• [Фирма-банк]
• [Фирма-кор-счет]
• [Фирма-БИК]
• [Фирма-доп-инфо]
• [Фирма-директор]
• [Фирма-гл-бухгалтер]
• [Фирма-грузоотправитель]
• [Фирма-ИНН]
• [Фирма-КПП]  
• [Фирма-ОКПО]
• [Фирма-Контакт]
• [Фирма-в-лице]
• [Фирма-на-основании]
  
  
• Шаблоны, описывающие текущего клиента  (эти поля - из карточки клиента):
• [Клиент]
• [Клиент-ИНН/КПП]
• [Клиент-юр-адрес]
• [Клиент-телефон]
• [Клиент-email]
• [Клиент-расч-счет]
• [Клиент-банк]
• [Клиент-кор-счет]
• [Клиент-БИК]
• [Клиент-грузополучатель]
• [Клиент-доп-инфо]
• [Клиент-факт-адрес]
• [Клиент-Контакт]  
• [Клиент-директор]
• [Клиент-гл-бухгалтер]
• [Клиент-ИНН]
• [Клиент-КПП]
• [Клиент-в-лице]
• [Клиент-на-основании]
   
• Другое
• [Пользователь] текущий пользователь программы 
• Шаблоны, описывающие инвестора  аналогично шаблонам для клиента, вместо фразы «Клиент» необходимо писать «Инвестор», например [Инвестор-юр-адрес]

Полезные советы

       Формы КС-2 и КС-3:

• Цены в форме КС-2 печатаются с НДС
• Цены в форме КС-3 печатаются без НДС, т.к. в форме предусмотрена отдельная строка для НДС

       Счета-фактуры:

• Как правило, счета-фактуры "привязаны" к актам
• Программа позволяет использовать счета-фактуры как в режиме Акты, так и в режиме Сметы
• Рекомендуется использовать один из предложенных вариантов, а не оба вместе

        Настройка колонок во всех основных режимах, где есть табличное представление данных:

• в справочниках, в списках документов, в самих документах;
• позволяет формировать список используемых колонок;
• позволяет изменять заголовки колонок и их порядок;
• режим может вызывается из главного меню "Сервис-Настройка колонок" (или Alt+K);
• в справочниках и списках документов режим также активируется с помощью кнопки "Доп.опции" (вторая кнопка вверху слева);
• в сметах и актах режим позволяет отдельно настраивать колонки как для работ, так и для материалов.

Импорт из Excel:

• 2 варианта импорта:
• импорт списка позиций в справочник работ/материалов (кнопка Операции в справочнике)
• импорт накладной в документ (смету, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной из Excel
• При импорте файла Excel в справочник работ/материалов необходимо:
• выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, работы/материалы должны идти единым списком без разбивки на группы)
• выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
• выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
• выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
• При импорте накладной Excel:
• импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/материалов (см. выше)
• режим вызывается из текущего документа (сметы, прихода и т.п.)
• при формировании накладной также обновляются строки в справочнике материалов/работ:
• автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
• обновляются ранее существующие строки
• в смету можно импортировать как перечень деталей, так и перечень работ
• есть 2 варианта импорта колонки "цена":
• выбор колонки "Цена накладной"
• выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).

Использование QR-кодов

Программа поддерживает использование QR-кодов. Подробнее см. раздел Поддержка – Использование QR-кодов на нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_qr/instr.htm).

Использование API

Программа поддерживает API. API — это набор вспомогательных инструментов (программ) для взаимодействия c базой данных основной программы.

Подробнее см. раздел Поддержка – Использование API  на нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_api/instr.htm).

 

Желаем Вам успешной работы!