Программа "Лайтик-Отель+"
Инструкция пользователя
Лайтик-Отель Плюс - программа для автоматизации гостиниц. Создана на основе программы Оптим-Отель (убраны некоторые функции - учет
услуг, учет заселяющихся лиц, печать счетов-фактур, ведедение пользователей
системы, пароли и др.)
- Основные возможности:
- Учет в гостиницах, отелях, базах отдыха, мотелях, хостелах
- Посуточный учёт занятых номеров
- Режим визуального бронирования и заселения номеров
- Учет клиентов (как физических, так и юридических лиц)
- Учет оплат (в т.ч. по частям)
- Печать основных документов (чек, счет, договор, акт, анкета и т.п.)
- Режим "Прайс-листов" для быстрой смены тарифов всего номерного фонда
- Полный учет использования номеров с фиксацией:
- Даты, времени заезда и выезда
- Количества используемых мест
- Суммы за проживание, суммы
долга
- Всех оплат клиента
- Дополнительные возможности:
- Режимы "Статистика оплат" с итогами по дням, месяцам
- Отчёты по оплатам, бронированиям
и.т.д.
- Настройка форм печатаемых документов
- Удобные справочники с группами и цветами
- Настройка программы (реквизитов гостиницы и значений "по умолчанию")
- Настраиваемая инструментальная линейка (ToolBar)
См. также:
Данный режим даёт наглядную информацию о состоянии гостиничного фонда.
Закрашенные блоки отображают ранее произведенные бронирования (опреации
с номерным фондом). Пример: на рисунке № 101 занят с 30 августа на
5 суток.
Блоки (бронирования) содержат следующую информацию:
- Название клиента
- Поле "пометка" (произвольная информация о бронировании)
- Красный маркер в верхнем правом углу информирует о наличии долга
- При наведении мышки на блок отображается подсказка: полное название
клиента и срок проживания
- При однократном нажатии мышки на блок в нижней части экрана отображается
вся основная информация о бронировании, сам блок выделяется жирной рамкой
- При двукратном нажатии мышкой на блок вызывается режим изменения
бронирования (карточка)
Цвет блока (бронирования) отвечает за состояние номера в данный день. Состояния задаются в справочнике состояний номеров. К примеру, на картинке зелёный цвет - номер занят, красный - забронирован.
Текущая дата выделяется синим цветом на белом фоне в заголовке столбца, красным цветом выделяются выходные
(суббота и воскресенье).
Принцип управления календарем:
- основные элементы для навигации расположены в верхней строке календаря;
- кнопка "Звездочка" устанавливает интервал календаря,
начиная с сегодняшнего дня;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с числом) устанавливают
интервал на день раньше/позже;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с месяцем и годом)
устанавливают интервал на месяц раньше/позже;
- при нажатии на "число" или на "месяц, год" вызывается
универсальный календарь для ввода произвольной даты.
Для создания новой брони дважды нажмите мышкой на пустую ячейку, соответствующую
нужной дате и номеру.
- вызывается из Календаря (кнопка внизу слева);
- позволяет динамически настраивать ширину и высоту ячеек календаря
(элементы "ширина колонок" и "высота строк");
- позволяет настраивать внешний вид блоков/бронирований (кнопка "Другое...):
- шрифт, цвет и положение названия клиента;
- шрифт, цвет и положение пометки;
- цвет и размер рамки блока;
- включать красный маркер (отображается при наличии долга);
- задавать количество колонок (дней) в календаре;
- настраивать шрифт, цвет первых трех колонок календаря.
При двойном щелчке по ячейке календаря, открывается окно создания новой записи или редактирования существующей по следующему алгоритму:
- Если в данный день нет операций по данному номеру, то открывается окно создания новой записи
(брони).
- Если в данный день есть операция с данным номером (клетка
закрашена), то открывается окно изменения этой записи (брони).
При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим работы с номерным фондом.
Режим предназначен для определения даты
заезда, интервала заезда, оплатах и другой необходимой информации. В данном режиме можно распечатать все необходимые документы (товарный чек, счёт, договор и.т.д.).
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
Заезд с - дата начала заезда;
на сутки - количество суток, на которые совершается операция с номером;
Пометка - используется для
отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы,
начало фамилии, знак вопроса и т.д.;
Дата
и время заезда и выезда - используется при печати анкеты;
Состояние -
состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт"
и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний
номеров;
Клиент - позволяет выбрать клиента из справочника. Если клиент - не фирма, а частное лицо, то выбирается соответствующая запись и в поле "Полное название" вписывается Ф.И.О. клиента. Для более подробной информации о клиентах - см. справочник клиентов;
Цена- выбор категории цен для расчёта
(выбирается один из 5 существующих вариантв). При создании новой брони, предлагается
категория, указанная в настройках программы как "используемая по умолчанию".
После выбора категории цены, автоматически заполняется сама цена за сутки,
далее это поле можно изменить вручную на любое значение.
Итог - итоговая сумма за
проживание;
Долг - невыплаченная часть общей суммы (долг клиента).
Также на этой закладке определяются номер и дата печатаемых документов.
Номер документа предлагается автоматически - как очередной свободный номер
в текущем году. Номер и дату документа можно изменять.
Для печати всех видов документов служит кнопка Печать.
Закладка "Оплаты" служит для учёта оплат по данной записи.
Для добавления оплаты, нажмите на кнопку Добавить, введите дату оплаты (по умолчанию она
устанавливается равной сегодняшней) выберите тип оплаты из списка и укажите сумму. В случае надобности, можно ввести необходимую информацию в поле "Замечание"
Под списком оплат выводится общая сумма оплат.
Для сохранения всех введенных данных нажмите
кнопку ОК.
Замечание: для удаления записи (брони) необходимо установить состояние
"Свободен".
В программе используются 5 справочников:
номеров, прайс-листов, клиентов, состояний номеров и типов оплат. Доступ к справочникам
осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.
Справочник номеров
Справочник номеров позволяет создавать, изменять
и удалять информацию о номерном фонде. Кроме того, можно задавать порядок следования
номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") если в настройке программы
указано, что справочник номеров сортируется по порядку(см. дальше).
Каждый номер относится к определенному виду прайс-листов, в которых заданы 5 категорий
цен. "Привязка" номеров к прайс-листам позволяет быстро менять цены
на весь номерной фонд: например, изменение цены прайс-листа для категории
"1-местный стандарт" сразу изменяет цены для всех номеров в этой
категории.
Так же, в справочнике номеров указано, на сколько мест данный номер. Для каждого номера можно указать группу.
Справочник прайс-листов
Позволяет создавать и редактировать прайс-листы, задавать цены во всех 5 категориях.
Для удобства работы, для каждого прайс-листа можно назначить цвет. При этом, цвет номера в справочнике будет соответствовать цвету соответствующего этому номеру прайс-листа.
Любая из 5 категорий цен может использоваться как цена "по умолчанию",
выбор такой цены осуществляется в режиме Администратор - Настройка системы.Там
же задаются названия категорий цен.
Справочник состояний номеров
В данном режиме можно создавать, изменять
и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется
не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.
При определении состояния, кроме его названия,
можно определить его цвет.
Справочник клиентов
Справочник клиентов предназначен для ведения информации о ваших клиентах
- как об организациях, так и о частных лицах.
Организации лучше заносить в справочник клиентов, т.к. реквизиты организации
необходимы для печати бухгалтерских документов.
Частные лица можно как заносить, так и не заносить в справочник. Во втором
случае вы можете использовать специальную запись "Частное лицо" без указания полного названия и реквизитов (так как они не требуются для частных лиц).
Сами данные о заезжающих можно вносить непосредственно при бронировании
на закладке "Люди".
Использование общей записи "Частное лицо" позволит сократить
размер базы и ваше время на выбор информации. С другой стороны, постоянных
клиентов лучше занести в этот справочник.
В режиме заполняются поля Город
и Название гостиницы, используемые при печати анкет. Так же здесь задаются: расчётный час,
НДС (для печати документов) и определяется вариант сортировки справочника номеров.
На вкладке "Цены" можно задать названия всем категориям цен и указать, какую из категорий брать по умолчанию при создании новой записи
(брони).
На вкладке "Фирма" можно указать реквизиты вашей фирмы (требуется для печати документов)
На вкладке "Печать" определяются действия при печати, а также
настраиваются параметры печати документов.
Для настройки меню печать и печатных форм нажмите соответствующую кнопку.
Работа в этом режиме описана ниже.
На вкладке "Шрифты..." определяются используемые в основных
режимах шрифты, их размер, а также высоту строк в списках. Здесь же настраивается
используемая в программе валюта.
Настройка инструментальной линейки
Инструментальная линейка (Toolbar) расположена под главным меню программы,
она предназначена для быстрого запуска основных режимов программы.
Режим настройки инструментальной линейки:
- вызывается из режима Администратор-Настройка системы;
- позволяет включать и выключать отображаемые в тулбаре кнопки;
- позволяет задавать расположение тулбара (вверху, слева, справа или внизу);
- позволяет отключить использование инструментальной линейки.
Настройка меню "Печать" и печатных форм
Режим настройки меню "Печать" и печатных форм:
- Режим вызывается как из основного меню Администратор, так и из режима Настройка системы (закладка Печать).
- Вы можете настраивать меню печати, используемое в режиме бронирования, по своему желанию:
- можно использовать только нужные печатные формы;
- можно изменять название пунктов меню;
- можно использовать разделители между пунктами меню;
- можно задавать произвольный порядок;
- настройка меню "Печать" осуществляется путем "перетаскивания" пунктов из левой колонки (неиспользуемые пункты) в правую (меню) и наоборот;
- после изменений необходимо нажать кнопку "Сохранить меню".
- Вы можете настраивать каждую печатную форму:
- можно настраивать внешний вид печатной формы;
- можно менять название формы, описание формы и используемый для печати файл;
- файл формы можно сохранять под другим именем, удалять и переименовывать его;
- для работы с конкретной формой ее необходимо выбрать в левом или правом списке (в верхней части экрана).
- Режим печати анкеты проживающего лица:
- печать анкеты теперь осуществляется из общего меню Печать;
- печатать анкету можно из любой закладки режима бронирования;
- анкета печатается на лицо, выбранное на закладке "Люди" (по умолчанию это первая строка);
- в режиме настройки печати присутствуют 4 варианта анкеты: форма 5 (по умолчанию), форма 1-Г и два аналогичных варианта в виде "пустой" анкеты (бланк анкеты).
- Использование стандартного редактора форм:
- большинство форм созданы в стандартном редакторе форм;
- режим предназначен для квалифицированных
пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности!
- каждая форма состоит из объектов,
для изменения свойств объекта необходимо один раз нажать мышкой на нем и
воспользоваться появившимся в главном меню пунктом Формат (можно
изменить шрифт, например);
- для создания нового объекта (например,
новой надписи), выберите один из существующих объектов, выделите его и
нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить
на новое место и подправить;
- ля копирования можно также использовать контекстное
меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..
- Возможность печати документов в HTML-виде:
- HTML-формы предназначены для печати объемных текстовых документов типа договор, приложения и т.п.;
- HTML-форма открывается в Интернет-браузере (используемом по умолчанию) и может быть легко импортирована в др. приложения (Word, Outlook Express...);
- редактирование, создание новых html-форм, включение формы в меню и др. операции осуществляется в режиме "Администратор - Настройка меню Печать и форм";
- в программе представлены HTML-форма htmdog.htm (договор на оказание гостиничных услуг),
квитанция-HTML и две дополнительные html-формы html2.htm и html3.htm;
- при редактировании html-форм используется встроенный текстовый редактор;
- для правки html-форм можно также использовать внешний html-редактор (во внешнем редакторе необходимо открыть соответствующий файл из папки FRX);
- для печати в форме вычисляемых выражений используются двойные угловые скобки (например, <<Nastr.Fir_Organ>> - название вашей организации). Примеры выражений можно посмотреть в других печатных формах.
Список основных полей для использования в печатных формах:
- Поля карточки бронирования:
- OneBro.Zak - Клиент (полное название, из карточки бронирования)
- OneBro.Dt - дата заезда
- OneBroDni - количество дней проживания
- OneBro.Date_In - действительная дата и время заезда
- OneBro.Date_Out - действительная дата и время выезда
- OneBro.Mest - занято мест
- OneBro.Op1 - пометка
- OneBro.Info - дополнительная информация
- OneBro.Stoim - сумма за сутки проживания
- OneBro.Summa - общая сумма за проживание
- OneBro.Itog - общая сумма (услуги + проживание)
- OneBro.Oplach - общая сумма "оплачено"
- OneBro.Nkl_Nom - номер документа
- OneBro.Nkl_Dat - дата документа
- Ваша организация:
- Nastr.Fir_Organ - полное название
- Nastr.Fir_Adr - юр.адрес
- Nastr.Fir_Gruz - грузо-тель
- Nastr.Fir_Innn - ИНН/КПП
- Nastr.Fir_Bank1 - р/с
- Nastr.Fir_Bank2 - название банка
- Nastr.Fir_Corrs - к/с банка
- Nastr.Fir_BIK - БИК банка
- Nastr.Fir_Tel - телефон
- Nastr.Fir_Email - e-mail
- Nastr.Fir_Dop - доп.информация
- Nastr.Fir_Dir - директор
- Nastr.Fir_Bux - гл.бухгалтер
- Nastr.Fir_Cont - Инд.предприниматель
- Nastr.Gost - название гостиницы (с первой закладки Настройки
Системы)
- Nastr.Gorod - город гостиницы (с первой закладки Настройки
Системы)
- Данные о клиенте из справочника клиентов:
- xpos.Organ - полное название организации
- xpos.Adr - юр.адрес
- xpos.Gruz - грузо-тель
- xpos.Inn - ИНН/КПП
- xpos.Bank1 - р/с
- xpos.Bank2 - название банка
- xpos.Corrs - к/с банка
- xpos.BIK - БИК банка
- xpos.Tel - телефон
- xpos.Email - e-mail
- xpos.Dop - доп.информация
- xpos.Fam - фамилия клиента
- xpos.Imya - имя клиента
- xpos.Otch - отчество клиента
- xpos.Drozd - дата рождения
- xpos.MRozd - место рождения
- xpos.Pas_Vid - вид документа
- xpos.Pas_Ser - серия документа
- xpos.Pas_Nom - номер документа
- xpos.Pas_Dat - дата выдачи документа
- xpos.Pas_Kem - "кем выдан" документа
- xpos.Adres - адрес местожительства
- Данные о выбранном заселяющемся лице на закладке "Люди"
в бронировании
- tmpfio.Drozd - дата рождения
- tmpfio.MRozd - место рождения
- tmpfio.Pas_Vid - вид документа
- tmpfio.Pas_Ser - серия документа
- tmpfio.Pas_Nom - номер документа
- tmpfio.Pas_Dat - дата выдачи документа
- tmpfio.Pas_Kem - "кем выдан" документа
- tmpfio.Adres - адрес местожительства
- tmpfio.Grazd - гражданство
Основные приемы работы с полями:
- Любые буквы могут как заглавными, так и строчными (регистр не важен)
- Можно использовать комбинации полей и функции:
- ALLT(tmpfio.fam) - убрать пробелы в фамилии
- ALLT(tmpfio.fam) + ' ' + ALLT(tmpfio.imya)- фамилия и имя, между
ними - пробел
- SUBSTR(tmpfio.fam, 1, 1) - первая буква в фамилии (второй
параметр - с какого символа начинаем, третий параметр - сколько
символов берем)
- Режим предназначен для подготовленных пользователей
- Рекомендуем экспериментировать на дополнительных формах (Доп.форма
1,...)
- Перед изменением формы рекомендуем сделать копию (операция "Сохранить
под другим именем")
- Если настройка форм вызывает сложности, то вы можете заказать изготовление
формы на платной основе
- Обучение по телефону работы в этом режиме не производится!
Отчеты
Режим позволяет формировать, настраивать и просматривать отчеты по основным
направлениям деятельности вашей гостиницы.
Список доступных отчетов представлен в левой колонке в виде дерева. В
правой колонке задаются параметры для формирования текущего отчета. Для
настройки колонок отчета нажмите кнопку Настройка. Для формирования
отчета нажмите Отчет. Сформированный отчет выводится в стандартном
браузере, который на вашем компьютере назначен "по умолчанию".
Это может быть Internet Explorer, Google Chrome, FireFox, Opera, Яндекс
Браузер и т.д. Внимание! Если сформированный отчет
не открывается или открывается, например, в блокноте, то, возможно, на вашем
компьютере не назначена "программа по умолчанию" для файлов типа
HTM и HTML. Назначение программы по умолчанию осуществляется стандартными
средствами Windows. Вторая возможная причина - у вас может быть не установлен
браузер для просмотра html-файлов (для работы в Интернете).
Импорт
Режим для импорта базы данных из предыдущих
версий. Внимание! При обновлении версии используйте
следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится
в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию.
Выполните режим Настройки-Импорт.
Архивация
Периодически делайте архив. Всегда можно
купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами
данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается
в папке с программой в виде файла Db-2015-07-11-1200, где 2015-07-11 - текущая дата, 1200 - текущее время (10:00). Таким образом, имена архивов могут легко сортироваться по дате/времени, кроме того, проще создавать несколько архивов с одинаковой датой.
Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).
Разархивация
Восстановление данных из архива. Внимание!
Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте
внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.
Желаем Вам успешной работы!