Важно! Внешний вид, предназначение и функционирование режимов, приведенные ниже в инструкции, могут отличаться от текущей версии программы. Рекомендуем просматривать протокол изменения версий программы, размещенный на странице Лайтик-Отель Плюс - простая программа для гостиниц.
См. также:
Основным режимом работы является режим "Календарь / дни".
Календарь / дни
Данный режим даёт наглядную информацию о состоянии гостиничного фонда. Закрашенные блоки отображают ранее произведенные бронирования (опреации с номерным фондом). Пример: на рисунке № 101 занят с 30 августа на 5 суток.
Блоки (бронирования) содержат следующую информацию:
Цвет блока (бронирования) отвечает за состояние номера в данный день. Состояния задаются в справочнике состояний номеров. К примеру, на картинке зелёный цвет - номер занят, красный - забронирован.
Текущая дата выделяется синим цветом на белом фоне в заголовке столбца, красным цветом выделяются выходные (суббота и воскресенье).
Принцип управления календарем:
Для создания новой брони дважды нажмите мышкой на пустую ячейку, соответствующую нужной дате и номеру.
Режим "Настройка календаря":
При двойном щелчке по ячейке календаря, открывается окно создания новой записи или редактирования существующей по следующему алгоритму:
При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим работы с номерным фондом.
Режим предназначен для определения даты заезда, интервала заезда, оплатах и другой необходимой информации. В данном режиме можно распечатать все необходимые документы (товарный чек, счёт, договор и.т.д.).
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
Заезд с - дата начала заезда;
на сутки - количество суток, на которые совершается операция с номером;
Пометка - используется для
отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы,
начало фамилии, знак вопроса и т.д.;
Дата
и время заезда и выезда - используется при печати анкеты;
Состояние -
состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт"
и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний
номеров;
Клиент - позволяет выбрать клиента из справочника. Если клиент - не фирма, а частное лицо, то выбирается соответствующая запись и в поле "Полное название" вписывается Ф.И.О. клиента. Для более подробной информации о клиентах - см. справочник клиентов;
Цена- выбор категории цен для расчёта
(выбирается один из 5 существующих вариантв). При создании новой брони, предлагается
категория, указанная в настройках программы как "используемая по умолчанию".
После выбора категории цены, автоматически заполняется сама цена за сутки,
далее это поле можно изменить вручную на любое значение.
Итог - итоговая сумма за
проживание;
Долг - невыплаченная часть общей суммы (долг клиента).
Также на этой закладке определяются номер и дата печатаемых документов. Номер документа предлагается автоматически - как очередной свободный номер в текущем году. Номер и дату документа можно изменять.
Для печати всех видов документов служит кнопка Печать.
Закладка "Оплаты" служит для учёта оплат по данной записи.
Для добавления оплаты, нажмите на кнопку Добавить, введите дату оплаты (по умолчанию она устанавливается равной сегодняшней) выберите тип оплаты из списка и укажите сумму. В случае надобности, можно ввести необходимую информацию в поле "Замечание"
Под списком оплат выводится общая сумма оплат.
Для сохранения всех введенных данных нажмите кнопку ОК.
Замечание: для удаления записи (брони) необходимо установить состояние "Свободен".
В программе используются 5 справочников: номеров, прайс-листов, клиентов, состояний номеров и типов оплат. Доступ к справочникам осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.
Справочник номеров
Справочник номеров позволяет создавать, изменять и удалять информацию о номерном фонде. Кроме того, можно задавать порядок следования номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") если в настройке программы указано, что справочник номеров сортируется по порядку(см. дальше).
Каждый номер относится к определенному виду прайс-листов, в которых заданы 5 категорий цен. "Привязка" номеров к прайс-листам позволяет быстро менять цены на весь номерной фонд: например, изменение цены прайс-листа для категории "1-местный стандарт" сразу изменяет цены для всех номеров в этой категории.
Так же, в справочнике номеров указано, на сколько мест данный номер. Для каждого номера можно указать группу.
Справочник прайс-листов
Позволяет создавать и редактировать прайс-листы, задавать цены во всех 5 категориях.
Для удобства работы, для каждого прайс-листа можно назначить цвет. При этом, цвет номера в справочнике будет соответствовать цвету соответствующего этому номеру прайс-листа.
Любая из 5 категорий цен может использоваться как цена "по умолчанию", выбор такой цены осуществляется в режиме Администратор - Настройка системы.Там же задаются названия категорий цен.
Справочник состояний номеров
В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.
При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет.
Справочник клиентов
Справочник клиентов предназначен для ведения информации о ваших клиентах - как об организациях, так и о частных лицах.
Организации лучше заносить в справочник клиентов, т.к. реквизиты организации необходимы для печати бухгалтерских документов.
Частные лица можно как заносить, так и не заносить в справочник. Во втором случае вы можете использовать специальную запись "Частное лицо" без указания полного названия и реквизитов (так как они не требуются для частных лиц). Сами данные о заезжающих можно вносить непосредственно при бронировании на закладке "Люди".
Использование общей записи "Частное лицо" позволит сократить размер базы и ваше время на выбор информации. С другой стороны, постоянных клиентов лучше занести в этот справочник.
В режиме заполняются поля Город и Название гостиницы, используемые при печати анкет. Так же здесь задаются: расчётный час, НДС (для печати документов) и определяется вариант сортировки справочника номеров.
На вкладке "Цены" можно задать названия всем категориям цен и указать, какую из категорий брать по умолчанию при создании новой записи (брони).
На вкладке "Фирма" можно указать реквизиты вашей фирмы (требуется для печати документов)
На вкладке "Печать" определяются действия при печати, а также настраиваются параметры печати документов.
Для настройки меню печать и печатных форм нажмите соответствующую кнопку. Работа в этом режиме описана ниже.
На вкладке "Шрифты..." определяются используемые в основных режимах шрифты, их размер, а также высоту строк в списках. Здесь же настраивается используемая в программе валюта.
Настройка инструментальной линейки
Инструментальная линейка (Toolbar) расположена под главным меню программы, она предназначена для быстрого запуска основных режимов программы.
Режим настройки инструментальной линейки:
Настройка меню "Печать" и печатных форм
Режим настройки меню "Печать" и печатных форм:
Список основных полей для использования в печатных формах:
Основные приемы работы с полями:
Отчеты
Режим позволяет формировать, настраивать и просматривать отчеты по основным направлениям деятельности вашей гостиницы.
Список доступных отчетов представлен в левой колонке в виде дерева. В правой колонке задаются параметры для формирования текущего отчета. Для настройки колонок отчета нажмите кнопку Настройка. Для формирования отчета нажмите Отчет. Сформированный отчет выводится в стандартном браузере, который на вашем компьютере назначен "по умолчанию". Это может быть Internet Explorer, Google Chrome, FireFox, Opera, Яндекс Браузер и т.д. Внимание! Если сформированный отчет не открывается или открывается, например, в блокноте, то, возможно, на вашем компьютере не назначена "программа по умолчанию" для файлов типа HTM и HTML. Назначение программы по умолчанию осуществляется стандартными средствами Windows. Вторая возможная причина - у вас может быть не установлен браузер для просмотра html-файлов (для работы в Интернете).
Импорт
Режим для импорта базы данных из предыдущих версий. Внимание! При обновлении версии используйте следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию. Выполните режим Настройки-Импорт.
Архивация
Периодически делайте архив. Всегда можно купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается в папке с программой в виде файла Db-2015-07-11-1200, где 2015-07-11 - текущая дата, 1200 - текущее время (10:00). Таким образом, имена архивов могут легко сортироваться по дате/времени, кроме того, проще создавать несколько архивов с одинаковой датой. Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).
Разархивация
Восстановление данных из архива. Внимание! Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.