Программа "Мини-Отель"
Инструкция пользователя
Мини-Отель Плюс - простая бесплатная программа для автоматизации гостиниц. Создана на основе программы Лайтик-Отель Плюс (убраны некоторые функции - учет заселяющихся лиц, печать документов
и др.). В программе есть ограничения: не более 5 номеров, всего до 500 бронирований.
Данный режим даёт наглядную информацию о состоянии гостиничного фонда.
Закрашенные блоки отображают ранее произведенные бронирования (опреации
с номерным фондом). Пример: на рисунке № 101 занят с 30 августа на
5 суток.
Блоки (бронирования) содержат следующую информацию:
- Название клиента
- Поле "пометка" (произвольная информация о бронировании)
- Красный маркер в верхнем правом углу информирует о наличии долга
- При наведении мышки на блок отображается подсказка: полное название
клиента и срок проживания
- При однократном нажатии мышки на блок в нижней части экрана отображается
вся основная информация о бронировании, сам блок выделяется жирной рамкой
- При двукратном нажатии мышкой на блок вызывается режим изменения
бронирования (карточка)
Цвет блока (бронирования) отвечает за состояние номера в данный день. Состояния задаются в справочнике состояний номеров. К примеру, на картинке зелёный цвет - номер занят, красный - забронирован.
Текущая дата выделяется синим цветом на белом фоне в заголовке столбца, красным цветом выделяются выходные
(суббота и воскресенье).
Принцип управления календарем:
- основные элементы для навигации расположены в верхней строке календаря;
- кнопка "Звездочка" устанавливает интервал календаря,
начиная с сегодняшнего дня;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с числом) устанавливают
интервал на день раньше/позже;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с месяцем и годом)
устанавливают интервал на месяц раньше/позже;
- при нажатии на "число" или на "месяц, год" вызывается
универсальный календарь для ввода произвольной даты.
Для создания новой брони дважды нажмите мышкой на пустую ячейку, соответствующую
нужной дате и номеру.
- вызывается из Календаря (кнопка внизу слева);
- позволяет динамически настраивать ширину и высоту ячеек календаря
(элементы "ширина колонок" и "высота строк");
- позволяет настраивать внешний вид блоков/бронирований (кнопка "Другое...):
- шрифт, цвет и положение названия клиента;
- шрифт, цвет и положение пометки;
- цвет и размер рамки блока;
- включать красный маркер (отображается при наличии долга);
- задавать количество колонок (дней) в календаре;
- настраивать шрифт, цвет первых трех колонок календаря.
При двойном щелчке по ячейке календаря, открывается окно создания новой записи или редактирования существующей по следующему алгоритму:
- Если в данный день нет операций по данному номеру, то открывается окно создания новой записи
(брони).
- Если в данный день есть операция с данным номером (клетка
закрашена), то открывается окно изменения этой записи (брони).
При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим работы с номерным фондом.
Режим предназначен для определения даты
заезда, интервала заезда, оплате и другой необходимой информации.
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
Заезд с - дата начала заезда;
на сутки - количество суток, на которые совершается операция с номером;
Пометка - используется для
отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы,
начало фамилии, знак вопроса и т.д.;
Дата
и время заезда и выезда - дополнительная информация (в Календаре,
при отображении блоков/бронирований используется "Расчетный час");
Состояние -
состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт"
и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний
номеров;
Клиент - позволяет выбрать клиента из справочника. Если клиент - не фирма, а частное лицо, то выбирается соответствующая запись и в поле "Полное название" вписывается Ф.И.О. клиента. Для более подробной информации о клиентах - см. справочник клиентов;
Цена
за сутки - при создании новой брони автоматически заполняется на основании
прайс-листа,
далее это поле можно изменить вручную на любое значение.
Итог - итоговая сумма за
проживание;
Оплачено - сумма произведенной оплаты (при нажатии
"+" автоматически устанавливается равной общей сумме);
Долг - невыплаченная часть общей суммы (долг клиента).
Для сохранения всех введенных данных нажмите
кнопку ОК.
Замечание: для удаления записи (брони) необходимо установить состояние
"Свободен".
В программе используются 5 справочников:
номеров, прайс-листов, клиентов, состояний номеров и типов оплат. Доступ к справочникам
осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.
Справочник номеров
Справочник номеров позволяет создавать, изменять
и удалять информацию о номерном фонде. Кроме того, можно задавать порядок следования
номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") если в настройке программы
указано, что справочник номеров сортируется по порядку (см. дальше).
Каждый номер относится к определенному виду прайс-листов. "Привязка" номеров к прайс-листам позволяет быстро менять цены
на весь номерной фонд: например, изменение цены прайс-листа для категории
"1-местный стандарт" сразу изменяет цены для всех номеров в этой
категории.
Так же, в справочнике номеров указано, на сколько мест данный номер.
Справочник прайс-листов
Позволяет создавать и редактировать прайс-листы - базовые цены для категорий
номеров.
Для удобства работы, для каждого прайс-листа можно назначить цвет. При этом цвет номера в справочнике будет соответствовать цвету соответствующего этому номеру прайс-листа.
Справочник состояний номеров
В данном режиме можно создавать, изменять
и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется
не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.
При определении состояния, кроме его названия,
можно определить его цвет.
Справочник клиентов
Справочник клиентов предназначен для ведения информации о ваших клиентах
- как об организациях, так и о частных лицах.
Организации лучше заносить в справочник клиентов, т.к. реквизиты организации
необходимы для печати бухгалтерских документов.
Частные лица можно как заносить, так и не заносить в справочник. Во втором
случае вы можете использовать специальную запись "Частное лицо" без указания полного названия и реквизитов (так как они не требуются для частных лиц).
Сами данные о заезжающих можно вносить непосредственно при бронировании
на закладке "Люди".
Использование общей записи "Частное лицо" позволит сократить
размер базы и ваше время на выбор информации. С другой стороны, постоянных
клиентов лучше занести в этот справочник.
В режиме заполняются поля: Город, Название гостиницы, расчётный час,
НДС и определяется вариант сортировки справочника номеров.
На вкладке "Фирма" можно указать реквизиты вашей фирмы.
На вкладке "Печать" определяются действия при печати (в текущей
версии не используется).
На вкладке "Шрифты..." определяются используемые в основных
режимах шрифты, их размер, а также высоту строк в списках. Здесь же настраивается
используемая в программе валюта.
Настройка инструментальной линейки
Инструментальная линейка (Toolbar) расположена под главным меню программы,
она предназначена для быстрого запуска основных режимов программы.
Режим настройки инструментальной линейки:
- вызывается из режима Администратор-Настройка системы;
- позволяет включать и выключать отображаемые в тулбаре кнопки;
- позволяет задавать расположение тулбара (вверху, слева, справа или внизу);
- позволяет отключить использование инструментальной линейки.
Желаем Вам успешной работы!