|
Мини-Гараж
программа
для автоматизации автосервисов
|
|
Инструкция пользователя
программы для автосервисов "Мини-Гараж"
Мини-Гараж - бесплатная программа нового
поколения для
учета в автосервисах, станциях технического обслуживания (СТО),
автомастерских и т.п.
- Современная платформа:
- Работа в Windows XP, Vista, 7,
8, 10 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
- Стандартные функции автосервисов:
- Составление заказов-нарядов
- Отдельный ввод работ и деталей
- Учет этапов выполнения работ
и оплат
- "Привязка" работ, деталей сразу к нескольким моделям
авто
- Фильтрация работ и запчастей
по модели авто
- Импорт списков работ, запчастей из Excel
- Печать заказа-наряда в профессиональном
виде
- Несколько категорий цен на работы
и детали
- Расчет цен по курсу валют и по
стоимости нормо-часа
- Отслеживание статуса заказа
деталей, местоположения авто, уведомлений для клиентов
- Возможность применения программы
в различных областях: для ремонта авто, мото-техники,
ремонта катеров и т.п.
- Многооконный интерфейс нового поколения:
- Одновременная работа сразу в нескольких режимах
- Изменение размеров и местоположения окон с автоматическим сохранением изменений
- Возможности при работе со списками (таблицами):
- настраивать ширину и порядок колонок с автоматическим сохранением изменений
- сортировать списки по любой колонке
- осуществлять поиск по любой колонке (как по контексту, так и по начальным символам)
- Выделение различными цветами (как документов, так и строк справочников)
- Наличие инструментальной линейки (ToolBar) для быстрого запуска режимов
Ознакомительный этап
- Ознакомьтесь с инструкцией
- На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
в основных режимах
- Начните с заказов-нарядов: создайте новый заказа-наряд, сохраните
его
- Измените существующий заказ-наряд, распечатайте его
- Ознакомьтесь со справочником работ
- Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
измените
- Ознакомьтесь со справочником деталей
- Создайте новую деталь (товар, запчасть), сохраните, потом измените
- Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)
Начало работы
- Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим
Администратор - Очистка базы данных)
- Очистите справочники работ и деталей от ненужных строк:
- для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
- Очистка базы данных
- для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
- Массовое изменение - Удалить
- кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
Удалить
- Подготовьте справочники работ и деталей:
- если у вас есть список работ или деталей в формате Excel, то
этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
Операции - Импорт из Excel
- кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
Добавить или Копировать
- Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
Можно начинать работу!
Работа с заказами-нарядами - основной режим работы в программе. Вызов
этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Заказы-наряды
или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически
запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка
рабочего места.
Режим отображает список существующих заказов-нарядов в заданном интервале
дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со
списком документов.
Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в этой колонке указывает на то, что оплат не было; плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" - на переплату.
Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных
(выданных) деталей. Пустое значение в этой колонке указывает на то, что актов не было; плюс-минус - на неполное
выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, детали выданы
(израсходованы).
Для изменения существующего заказа-наряда выделите соответствующую строку
и нажмите кнопку Изменить. Для создания нового заказа-наряда нажмите
кнопку Добавить. Для удаления существующего заказа-наряда выделите
нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все
привязанные к заказу-наряду акты и оплаты.
Для работы с оплатами заказа-наряда выделите соответствующую строку и
нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.
Общие правила работы в режиме:
- Отображаются все документы во временном интервале «по умолчанию», каждый документ представлен отдельной строкой
- Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
- Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
- Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
- Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую
кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
- Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с воронкой
в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
- Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь третьей
кнопкой (кнопка с изображением браузера)
- Для поиска документов по товарам воспользуйтесь кнопкой Поиск (четвертая
кнопка).
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
Поиск по колонке:
- Текущая "поисковая" колонка отображается более блеклым фоном
- Для смены колонки для поиска нажмите один раз мышкой на заголовке соответствующей
колонки
- Для поиска начинайте вводить текст
- Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
- <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
- <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.
Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена».
Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.
Начиная работу с очередным заказом-нарядом вы должны:
- Проверить номер и дату заказа-наряда и, при необходимости, изменить
их
- Необходимо выбрать клиента:
- При нажатии на поле Клиент откроется справочник клиентов
- Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его
выбрать двойным кликом на нужной строке
- Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав
кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
- При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся
в заказ-наряд, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки
клиента)
- Необходимо марку и модель авто:
- При нажатии на поле Модель откроется справочник марок
и моделей
- Если нужный вам строка уже есть в справочнике, необходимо ее
выбрать двойным кликом
- Если модели еще нет в системе, необходимо ее создать, нажав
кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
запись и выбрать ее из общего списка)
- Можно изменить поля Тип заказа-наряда, Заказ
(деталей), Место (местоположение авто), Уведомление (клиента)
- Следующий этап - заполнение полей на закладке Основное:
- Заполните поля, если это необходимо
- Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Приемка,
Выдача план или Выдача факт нажмите кнопку "*"
справа от соответствующего поля
Информация о произведенных работах и использованных деталях осуществляется
на закладке Работы/Детали.
Закладка Работы/Детали содержит 2 списка: список производимых
работ и список замененных (проданных) деталей или товаров.
- Для формирования списка работ нажмите кнопку Работы
- В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
- В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
при необходимости, измените цену
- Для формирования списка деталей (запчастей) нажмите кнопку Детали
- Дальнейшие действия аналогичны работе со списком деталей (см. выше)
- Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода
количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество
Пример печати заказа-наряда в виде документа Excel:
Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Работы - содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
услуг
- Детали - содержит т наименования, основные характеристики и цены деталей,
зап.частей, товаров
- Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима
1 фирма)
- Клиенты - список клиентов вашей фирмы
- Модели - список марок и моделей автомобилей (мотоциклов и
т.п.)
- Заказ - список статусов работы с деталями
- Местонахождения - список мест хранения или нахождения авто
- Уведомления - список возможных уведомлений для клиентов
- Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (детали,
работы, клиенты,...)
- Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт
Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты
на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/детали.
Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка
рабочего места - Справочники.
Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (детали) выберите строку
в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую
карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной
карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе
(например, в заказе-наряде). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной работы
(детали).
Основные характеристики работ или деталей следующие:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Группа. Предназначена для представления справочника в виде
древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
- Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными
цветами, а также фильтровать общий список.
Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке
Основное:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Артикул. Артикул детали, товара и т.п. Используется при печати
документов, для поиска, фильтрации.
- Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Производитель. Название производителя.
- Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
- Дополнительная информация. Произвольные данные.
- Единица измерения и код ед.измерения. Используются
при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального
справочника (кнопка "...").
- Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур,
могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка
"...").
- НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
Используется для расчета общей суммы НДС в документе.
Цены задаются на закладке Цены. Каждая деталь, работа и т.п. в программе имеет до трех цен. Эти цены могут рассматриваться как 3 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию
используется первая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 3 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
В каждом документе (например, в заказе-наряде) автоматически запоминается
категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний
раз.
В случае деталей, каждая из цен представлена в двух валютах (например,
рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и
задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически
по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Стоимость н/ч
и курс валют).
В случае справочника работ, каждая из цен представлена как в основной
валюте, так и в нормо-часах. Вы должны выбрать, что является базой для расчета
- базовая валюта или нормо-часы. Если цены задаются в рублях, то стоимость
нормо-часов будет автоматически пересчитана. Аналогично, если цены задаются
в нормо-часах, то автоматически происходит расчет рублевых цен. Расчет производится
в соответствии со стоимостью нормо-часа (задается в режиме Администратор
- Стоимость н/ч и курс валют).
На закладке Модели представлен список моделей машин, соответствующий
текущей карточке работы, детали. Для отметки моделей машин нажмите кнопку
Отметка. В открывшемся справочнике машин можно быстро отметить несколько
нужных строк либо с помощью правой кнопки мышки, либо двойным кликом, либо
клавишей Enter.
На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку
детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике
деталей.
Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.
Справочник клиентов содержит перечень контрагентов, используемых при
работе с заказами-нарядами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.
- Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
- Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных
формах.
- Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в
т.ч. для отображения их в печатных формах.
- При выборе клиента в заказе-наряде, в документ переносится полное
название клиента и его телефоны. Эти поля в в заказе-наряде можно изменить
и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.
При работе со правочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
- Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Мойка машины" есть в заказе-наряде)
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
Поиск по колонке:
- Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
- Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
- Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
- <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
- <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.
При работе с многоуровневыми справочниками действуют следующие правила:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Импорт из Excel:
- 2 варианта импорта:
- импорт списка позиций в справочник работ/деталей, вызывается
из справочника - кнопка Операции
- импорт накладной в документ (заказ-наряд, приход,..); вызывается
либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо
с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной
из Excel
- При импорте файла Excel в справочник работ/деталей необходимо:
- выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале
не должно быть пустых строк, работы/детали должны идти единым списком
без разбивки на группы)
- выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться
для новых позиций справочника
- выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel
(список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта
колонки- справа)
- выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике
(проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать
вариант Обновить старую запись в справочнике)
- При импорте накладной Excel:
- импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/деталей
(см. выше)
- режим вызывается из текущего документа (заказа-наряда, прихода
и т.п.)
- при формировании накладной также обновляются строки в справочнике
деталей/работ:
- автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки
не существовали (проверяется название и артикул)
- обновляются ранее существующие строки
- в заказах-нарядах можно импортировать как перечень деталей,
так и перечень работ
- есть 2 варианта импорта колонки "цена":
- выбор колонки "Цена накладной"
- выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом
случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также
обновится выбранная цена в справочнике).
Желаем вам успешной
работы!
