Программа "Мини-Гараж"

Инструкция пользователя

• Введение
• Рекомендуемый порядок работы
• Работа с заказами-нарядами
• Создание заказа-наряда
• Справочники
• Справочник работ и справочник деталей
• Справочники фирм и клиентов
• Общие правила работы со справочниками
• Работа с группами
• Полезные советы
• Другие программы

Введение

Мини-Гараж - бесплатная программа для учета в автосервисах, станциях технического обслуживания (СТО), автомастерских и т.п.

• Современная платформа:
• Работа в Windows XP, Vista, 7, 8, 10 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
• Стандартные функции автосервисов:
• Составление заказов-нарядов
• Отдельный ввод работ и деталей
• Учет этапов выполнения работ и оплат
• "Привязка" работ, деталей сразу к нескольким моделям авто
• Фильтрация работ и запчастей по модели авто
• Импорт списков работ, запчастей из Excel
• Печать заказа-наряда в профессиональном виде
• Несколько категорий цен на работы и детали
• Расчет цен по курсу валют и по стоимости нормо-часа
• Отслеживание статуса заказа деталей, местоположения авто, уведомлений для клиентов
• Возможность применения программы в различных областях: для ремонта авто, мото-техники, ремонта катеров и т.п.
• Многооконный интерфейс нового поколения:
• Одновременная работа сразу в нескольких режимах
• Изменение размеров и местоположения окон с автоматическим  сохранением изменений
• Возможности при работе со списками (таблицами):
• настраивать ширину и порядок колонок с автоматическим  сохранением изменений
• сортировать списки по любой колонке
• осуществлять поиск по любой колонке (как по контексту, так и по начальным символам)
• Выделение различными цветами (как документов, так и строк справочников)
• Наличие инструментальной линейки (ToolBar) для быстрого запуска режимов

Рекомендуемый порядок работы

Ознакомительный этап

• Ознакомьтесь с инструкцией
• На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать в основных режимах
• Начните с заказов-нарядов: создайте новый заказа-наряд, сохраните его
• Измените существующий заказ-наряд, распечатайте его
• Ознакомьтесь со справочником работ
• Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом измените
• Ознакомьтесь со справочником деталей
• Создайте новую деталь (товар, запчасть), сохраните, потом измените
• Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)

Начало работы

• Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим Администратор - Очистка базы данных)
• Очистите справочники работ и деталей от ненужных строк:
• для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор - Очистка базы данных
• для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции - Массовое изменение - Удалить
• кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки Удалить
• Подготовьте справочники работ и деталей:
• если у вас есть список работ или деталей в формате Excel, то этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите Операции - Импорт из Excel
• кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки Добавить или Копировать
• Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)

Можно начинать работу!

Работа с заказами-нарядами

Работа с заказами-нарядами - основной режим работы в программе. Вызов этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Заказы-наряды или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка рабочего места.

Режим отображает список существующих заказов-нарядов в заданном интервале дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со списком документов.

Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в  этой колонке указывает на то, что оплат не было;  плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" -  на переплату.

Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных (выданных) деталей. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что актов не было;  плюс-минус - на неполное выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, детали выданы (израсходованы).

Для изменения существующего заказа-наряда выделите соответствующую строку и нажмите кнопку Изменить. Для создания нового заказа-наряда нажмите кнопку Добавить. Для удаления существующего заказа-наряда выделите нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все привязанные к заказу-наряду акты и оплаты.

Для работы с оплатами заказа-наряда выделите соответствующую строку и нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.

Общие правила работы в режиме:

• Отображаются все документы во временном интервале «по умолчанию», каждый документ представлен отдельной строкой
• Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
• Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
• Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
• Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
• Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с воронкой в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
• Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь третьей кнопкой (кнопка с изображением браузера)
• Для поиска документов по товарам воспользуйтесь кнопкой Поиск (четвертая кнопка).

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие. Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх - по убыванию)
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Текущая "поисковая" колонка отображается более блеклым фоном
• Для смены колонки для поиска нажмите один раз мышкой на заголовке соответствующей колонки
• Для поиска начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена». 

Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.

Создание заказа-наряда

Начиная работу с очередным заказом-нарядом вы должны:

• Проверить номер и дату заказа-наряда и, при необходимости, изменить их
• Необходимо выбрать клиента:
• При нажатии на поле Клиент откроется справочник клиентов
• Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его выбрать двойным кликом на нужной строке
• Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
• При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся в заказ-наряд, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки клиента)
• Необходимо марку и модель авто:
• При нажатии на поле Модель откроется справочник марок и моделей
• Если нужный вам строка уже есть в справочнике, необходимо ее выбрать двойным кликом
• Если модели еще нет в системе, необходимо ее создать, нажав кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить запись и выбрать ее из общего списка)
• Можно изменить поля Тип заказа-наряда, Заказ (деталей), Место (местоположение авто), Уведомление (клиента)
• Следующий этап - заполнение полей на закладке Основное:
• Заполните поля, если это необходимо
• Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Приемка, Выдача план или Выдача факт нажмите кнопку "*" справа от соответствующего поля

Работа с постоянными клиентами:

• После выбора клиента, нажмите кнопку История на 1-й закладке
• Откроется окно с историей обслуживания выбранного клиента - список заказов-нарядов и данными об автомобилях
• Для переноса данных об авто из одного из предыдущих заказов-нарядов дважды нажмите на нужной Вам строке мышкой (или нажмите Внести в з/н)
• Данные из выбранного заказа-наряда (VIN, гос.номер, пробег,..) будут перенесены в текущий заказ-наряд

Информация о произведенных работах и использованных деталях осуществляется на закладке Работы/Детали.

Закладка Работы/Детали содержит 2 списка: список производимых работ и список замененных (проданных) деталей или товаров.

• Для формирования списка работ нажмите кнопку Работы
• В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
• В окне ввода количества введите количество производимых работ и, при необходимости, измените цену
• Для формирования списка деталей (запчастей) нажмите кнопку Детали
• Дальнейшие действия аналогичны работе со списком деталей (см. выше)
• Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество

Пример печати заказа-наряда в виде документа Excel:

Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).

Справочники

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:

• Работы -  содержит наименования, основные характеристики и цены работ, услуг
• Детали - содержит т наименования, основные характеристики и цены деталей, зап.частей, товаров
• Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима 1 фирма)
• Клиенты - список клиентов вашей фирмы
• Модели - список марок и моделей автомобилей (мотоциклов и т.п.)
• Заказ - список статусов работы с деталями
• Местонахождения - список мест хранения или нахождения авто
• Уведомления - список возможных уведомлений для клиентов
• Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (детали, работы, клиенты,...)
• Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами

Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.

Справочник работ и справочник деталей

Справочник работ и справочник деталей - основные справочники для работы с программой.

Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/детали. Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка рабочего места - Справочники.

Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (детали) выберите строку в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе (например, в заказе-наряде). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной работы (детали).

Основные характеристики работ или деталей следующие:

• Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
• Группа. Предназначена для представления справочника в виде древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
• Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными цветами, а также фильтровать общий список.

Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке Основное:

• Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
• Артикул. Артикул детали, товара и т.п. Используется при печати документов, для поиска, фильтрации.
• Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара.. Используется для поиска, фильтрации.
• Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара.. Используется для поиска, фильтрации.
• Производитель. Название производителя.
• Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
• Дополнительная информация. Произвольные данные.
• Единица измерения и код ед.измерения. Используются при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка "...").
• Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур, могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка "...").
• НДС. Задает налог на добавленную стоимость. Используется для расчета общей суммы НДС в документе.

Цены задаются на закладке Цены. Каждая деталь, работа и т.п. в программе имеет до трех цен. Эти цены могут рассматриваться как 3 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию используется первая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 3 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену. В каждом документе (например, в заказе-наряде) автоматически запоминается категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний раз.

В случае деталей, каждая из цен представлена в двух валютах (например, рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Стоимость н/ч и курс валют).

В случае справочника работ, каждая из цен представлена как в основной валюте, так и в нормо-часах. Вы должны выбрать, что является базой для расчета - базовая валюта или нормо-часы. Если цены задаются в рублях, то стоимость нормо-часов будет автоматически пересчитана. Аналогично, если цены задаются в нормо-часах, то автоматически происходит расчет рублевых цен. Расчет производится в соответствии со стоимостью нормо-часа (задается в режиме Администратор - Стоимость н/ч и курс валют).

На закладке Модели представлен список моделей машин, соответствующий текущей карточке работы, детали. Для отметки моделей машин нажмите кнопку Отметка. В открывшемся справочнике машин можно быстро отметить несколько нужных строк либо с помощью правой кнопки мышки, либо двойным кликом, либо клавишей Enter.

На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике деталей.

Справочники фирм и клиентов

Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.

Справочник клиентов содержит перечень контрагентов, используемых при работе с заказами-нарядами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.

• Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
• Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных формах.
• Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в т.ч. для отображения их в печатных формах.
• При выборе клиента в заказе-наряде, в документ переносится полное название клиента и его телефоны. Эти поля в в заказе-наряде можно изменить и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.

Общие правила работы со справочниками

При работе со правочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей (в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
• Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа "Мойка машины" есть в заказе-наряде)

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

При работе с многоуровневыми справочниками действуют следующие правила:

• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
• Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
• Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна

Работа с группами

При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

Полезные советы

Работа с марками и моделями авто

• Каждая позиция в справочнике работ или деталей может быть привязана сразу к нескольким моделям автомобилей
• Некоторые позиции не надо привязывать в моделям, в случае их использования для всех или для большинства моделей
• При работе со справочниками из заказа-наряда возможны 3 варианта вывода строк:
• Текущая модель + Общие позиции (привязанные к тек.модели строки вместе с непривязанными к моделям строками)
• Текущая модель (только привязанные к тек.модели строки)
• Все строки
• Таким образом, выбрав модель и марку авто в заказе-наряде, справочник работ или деталей автоматически отфильтрован для текущей модели (вариант "Текущая модель + Общие позиции")
• Кроме того, в справочниках работ и деталей есть возможность установить фильтрацию по любой модели авто с помощью поля Модель (находится под общим списком справочника)

Фильтрация в справочниках:

• Во всех справочниках, кроме справочников работ и деталей, фильтрация по наименованию
• В справочниках работ или деталей фильтрация осуществляется одновременно по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
• Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
• Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти), фрагменты разделяются пробелами
• Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
• Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите клавишу F9
• После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите мышкой на список
• В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те строки, которые удовлетворяют введенному запросу
• Для сброса фильтра  нажмите мышкой на поле Фильтр (или клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter

          Импорт из Excel:

• 2 варианта импорта:
• импорт списка позиций в справочник работ/деталей, вызывается из справочника - кнопка Операции
• импорт накладной в документ (заказ-наряд, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной из Excel
• При импорте файла Excel в справочник работ/деталей необходимо:
• выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, работы/детали должны идти единым списком без разбивки на группы)
• выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
• выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
• выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
• При импорте накладной Excel:
• импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/деталей (см. выше)
• режим вызывается из текущего документа (заказа-наряда, прихода и т.п.)
• при формировании накладной также обновляются строки в справочнике деталей/работ:
• автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
• обновляются ранее существующие строки
• в заказах-нарядах можно импортировать как перечень деталей, так и перечень работ
• есть 2 варианта импорта колонки "цена":
• выбор колонки "Цена накладной"
• выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).

Другие программы

Программа Лайтик-Гараж (отличия от программы Мини-Гараж):

• Неограниченное количество заказов-нарядов
• Неограниченное количество позиций (работ и деталей) в каждом заказе-наряде
• Дополнительные печатные формы
• Учет денежных операций
• Учет складских операций и состояния склада
• Другое (список составляется)

Желаем вам успешной работы!